Příloha č. 1a k vyhlášce č. 416/2004 Sb.
Jihomoravský kraj
Komentář k výsledkům finančních kontrol a účinnosti vnitřního
kontrolního systému Jihomoravského kraje za rok 2008
I. Souhrnné zhodnocení výsledků finančních kontrol zajišťovaných Jihomoravským
krajem a přiměřenosti a účinnosti zavedeného systému finanční kontroly.
1. zhodnocení výsledků řídící kontroly podle § 26 a 27 zákona o finanční kontrole,
výsledků interního auditu podle § 28 a 29 zákona o finanční kontrole a přiměřenosti
a účinnosti vnitřního kontrolního systému ve smyslu § 25 zákona o finanční kontrole
Vnitřní kontrolní systém Jihomoravského kraje je upraven několika směrnicemi, především
směrnicí č. 20/INA-KrÚ Kontrolní systém, která byla naposledy novelizována s účinností
od 7.11.2007 a směrnice č. 46/INA-VOK Systém zpracování účetnictví Jihomoravského
kraje, který je také upravován – druhé aktualizované vydání nabylo účinnosti dne 1.7.2008,
poslední aktualizace proběhla k 1.1.2009. Tyto směrnice slouží k zajištění komplexní
kontrolní činnosti Krajského úřadu Jihomoravského kraje, a to jak v rámci krajského úřadu,
tak i vůči třetím subjektům. Směrnice slouží k zabezpečení účinného provádění kontrol,
jejichž množství a rozsah je stanoven pololetními plány kontrol, schvalovanými ředitelem
krajského úřadu.Mimořádné kontroly, které jsou prováděny na základě nově vzniklých
skutečností, nejsou plánech kontrolní činnosti zahrnuty. Kontrolní činnost je následně
pololetně písemně vyhodnocována a tato vyhodnocení podléhají též schválení ředitele
krajského úřadu. Kromě výše uvedených interních norem je vnitřní kontrolní řídící systém
řízen i směrnicí č. 6/INA –KrÚ Statut interního auditu Krajského úřadu Jihomoravského
kraje. Vnitřní kontrolní systém se neustále vyvíjí a je funkční.
a) Proto, aby byly kontroly prováděny a vykonávány na patřičné odborné úrovni
si zaměstnanci v souladu se zákonem č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných
celků a o změně některých zákonů, v platném znění a vyhlášky č. 512/2002 Sb., o zvláštní
odborné způsobilosti úředníků územních samosprávných celků, ve znění pozdějších změn
a v souladu s požadavky Kodexu etiky zaměstnanců Jihomoravského kraje průběžně zvyšují
své znalosti, profesní kvalifikaci a dovednosti. Zaměstnanci absolvují vstupní vzdělávání,
odbornou způsobilost a další vzdělávání, školení a akreditované kurzy, které se vztahují
k jejich odbornému zaměření. Řada zaměstnanců si prohlubuje vzdělání studiem další vysoké
školy a někteří si zvyšují kvalifikaci distančním studiem.
b) Interní audit Krajského úřadu Jihomoravského kraje (příloha č. 3), je z hlediska organizační
struktury krajského úřadu, útvar zcela funkčně nezávislý, organizačně oddělený od řídících
a výkonných struktur krajského úřadu a ze své činnosti odpovědný pouze řediteli Krajského
úřadu Jihomoravského kraje. Organizace a výkon tohoto útvaru jsou upraveny vlastní
směrnicí č. 6/INA-KrÚ Statut interního auditu Krajského úřadu Jihomoravského kraje (třetí
aktualizované vydání nabylo účinnosti dne 1.1.2009). Činnost útvaru interního auditu vychází
z ročního plánu činnosti, jenž je zpracován na základě střednědobého plánu, s přihlédnutím
k objektivnímu hodnocení rizik, která vyplývají ze stanovených úkolů Krajského úřadu
Jihomoravského kraje a s ohledem na získané informace. Analýza rizik je prováděna
pravidelně. Ke každému auditu je vždy vypracována aktuální analýza a mapa rizik. V roce
2008 plánoval interní audit provedení 17 auditů, z nichž k 31.12.2008 byly vykonány všechny
plánované audity.
V roce 2008 byla na útvaru interního auditu schválena a obsazena 4 pracovní místa, včetně
vedoucího útvaru. Interní auditoři si průběžně zvyšují znalosti, dovednosti a svoji profesní
kvalifikaci. Při výkonu interního auditu je uplatňován Kodex etiky zaměstnanců
Jihomoravského kraje. Cílem auditu je v konečném důsledku poskytovat řediteli krajského
úřadu informace, které zmírní příslušné negativní důsledky, které se vyskytují při dosahování
cílů krajského úřadu.
c) Provádění řídící kontroly ve smyslu § 26 a 27 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole
ve veřejné správě a o změněn některých zákonů, v platném znění, je věnována samostatná
kapitola interního normativního aktu č. 46/INA-VIK Systém zpracování účetnictví
Jihomoravského kraje. Největší pozornost je věnována předběžné řídící kontrole příjmů
a výdajů, a to ve dvou fázích – administrativní (právní) fázi a finanční fázi. Předběžná řídící
kontrola je v podmínkách Jihomoravského kraje rovněž prováděna (vzhledem k četnosti
a účelu) u převodů mezi jednotlivými bankovními účty Jihomoravského kraje. Nastavený
proces předběžné řídící kontroly je neustále konfrontován s praxí. Konkrétní osoby
vykonávající funkce příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní jsou uvedeny
na podpisových vzorech, které jsou pro daný rok zpracovávány v návaznosti na upravený
rozpočet. V oblasti příjmů jsou podpisové vzory zpracovány podle příjmových položek
ve vazbě na příslušné odvětvové odbory.
Pravidla řídící kontroly jsou důsledně dodržována při uskutečňování jednotlivých operací:
příkazci operace, správci rozpočtu a hlavní účetní jsou na sobě funkčně nezávislí. Tito
odděleně přezkoumávají a následně schvalují veškeré operace s veřejnými finančními
prostředky Jihomoravského kraje. Všechny operace, které provádí Krajský úřad
Jihomoravského kraje za použití veřejných finančních prostředků, nesmí být a nejsou
prováděny bez schválení všech etap řídící kontroly.
Systém předběžné a průběžné řídící kontroly je zabezpečen jednotlivými vedoucími
pracovníky příslušných odborů, kteří jsou odpovědni za přidělení veřejných finančních
prostředků. Jakékoli poskytnutí veřejných finančních prostředků Jihomoravským krajem
je smluvně účelově vázáno. Je nutné, aby odvětvový odbor provedl všechny úkony nezbytné
k zabezpečení rizik před provedením operace, tedy než jsou poskytnuty prostředky a následně
musí provést takové úkony, aby nemohlo dojít k neoprávněnému použití poskytnutých
prostředků v průběhu akce, na kterou byly uvolněny.
d) Potřeba zajištění informačních funkcí v rámci systému finanční kontroly zavedeného
v orgánu veřejné správy, které souvisejí s rizikem jejich selhání při poskytování včasných
a spolehlivých informací o finančním řízení, vyplývá z § 4 zákona č. 320/2001 Sb.,
o finanční kontrole, čímž naplňuje hlavní cíle finanční kontroly. Prvkem finanční kontroly
je mj. řídící kontrola a interní audit. Informační systém je definován v příslušných interních
normách. Postup při provádění řídící kontroly je blíže upraven předpisem Rady JMK
č. 46/INA-VOK Systém zpracování účetnictví Jihomoravského kraje. Povinnost informační
funkce v rámci činnosti interního auditu je zakotvena ve směrnici č. 6/INA-KrÚ Statut
interního auditu, schválené ředitelem úřadu. Ke každému auditu je vypracována zpráva
obsahující jednotlivá zjištění a navrhovaná doporučení ke zmírnění či odstranění rizik
v činnosti úřadu. Informační funkci plní i roční zpráva o činnosti útvaru interního auditu
předkládaná řediteli úřadu.
e) Systém finanční kontroly je zaveden a zpracován do vnitřních norem a jeho aplikace
je průběžně sledována a prověřována v rámci každodenních povinností jednotlivých
vedoucích i pověřených pracovníků. Je aktualizován na základě podnětů vyplývajících
z kontrol a v souladu se změnami právních předpisů. Kromě provádění auditů, které jsou
vykonány postupně v průběhu roku, bylo provedeno ověření plnění přijatých opatření již
provedených auditů. Bylo provedeno i prověření účinnosti vnitřního kontrolního systému.
Interní audit sleduje i zavedený systém finanční kontroly v rámci své konzultační činnosti
nebo i v rámci účasti v různých pracovních skupinách. Řídící a kontrolní systém v souvislosti
se zajišťováním stanovených úkolů a schválených cílů je na krajském úřadu nastaven
dostatečně, přiměřeně a je účinný.
f) Na základě dosažených výsledků směřujících ke zlepšení činností nebo snížení
či odstranění rizik byla a jsou jednotlivá doporučení (opatření) postupně realizována. V rámci
provedených auditů nebyl zjištěn žádný závažný nedostatek, který by signalizoval, že činnost
úřadu není hospodárná, efektivní a účelná.
2. Zhodnocení výsledků veřejnoprávních kontrol vykonávaných podle § 7 odst. 2, 8, 9
a 11 zákona o finanční kontrole včetně zhodnocení přiměřenosti a účinnosti zavedeného
systému této kontroly:
V rámci systému finanční kontroly je pravomoc a odpovědnost vymezena v právních
a řídících aktech vydaných Jihomoravským krajem.
Zavedený systém finanční kontroly
veřejnosprávní přispívá k vytvoření takových podmínek, aby veřejná správa byla vykonávána
v souladu s požadavky zákona o finanční kontrole.
a) Celkový objem veřejných příjmů plněných kontrolovanými osobami v období
prověřovaném veřejnosprávními kontrolami na místě pracovníky Krajského úřadu
Jihomoravského kraje činil 14.804.033 tis. Kč. U vybraného vzorku operací byl
v prověřovaném období u kontrolovaných osob přezkoumán na místě objem plněných
veřejných příjmů ve výši 16.709 tis. Kč, což je 0,11 % z celkového objemu veřejných příjmů
plněných kontrolovanými osobami.
Celkový objem veřejných výdajů uskutečněných kontrolovanými osobami v období
prověřovaném veřejnosprávními kontrolami na místě činil 14.599.646 tis.Kč. Objem
uskutečněných veřejných výdajů vybraného vzorku operací, které kontrolní orgán prověřil
veřejnosprávními kontrolami u kontrolovaných osob na místě činil 72.016 tis. Kč, což
v poměru k celkovému objemu veřejných výdajů činí 0,50 %. V rámci kontrol bylo zjištěno
44 případů porušení rozpočtové kázně, za které byly osobám, které se tohoto porušení
dopustily, uloženy odvody do rozpočtu kraje (z toho bylo 9 odvodů následně zrušeno).
b) Jihomoravský kraj provedl v průběhu roku 2008 veřejnosprávní kontroly v rámci
programu SROP u 27 projektů a v rámci programu OPRLZ u 6 projektů (příloha č. 5b).
Jihomoravský kraj na projekty v rámci těchto programů poskytl ze svého rozpočtu částku
19.145.488,- Kč. Celkově byl dle § 11 zkontrolován objem prostředků ve výši
200.584.949,- Kč, což v poměru k celkovému objemu prostředků z různých rozpočtů činí
99,54 %. Objem zjištěných nesrovnalostí u programu SROP činil 2.932.834,- Kč. Při
kontrolách programu OPRLZ nesrovnalosti zjištěny nebyly. Ani u jednoho z programů nebylo
přistoupeno k pozastavení, vymáhání či vrácení finančních prostředků.
3. Uvedení hlavních nedostatků, které v hodnoceném období zásadním způsobem
nepříznivě ovlivnily činnost orgánu veřejné správy včetně stručné charakteristiky jejich
příčin
a) Kontrolami v oblasti zadávání veřejných zakázek provedenými v průběhu roku 2008 byly
zjištěny nedostatky:
Porušení § 6 zákona č. 40/2004 Sb. o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů -
konečný uživatel nezadal dodávku zboží transparentním a nediskriminačním postupem
za cenu obvyklou v místě plnění, když oproti původní nabídce, na základě které byla dodávka
zadána vybranému dodavateli, bylo pořízeno zařízení v menším rozsahu ze vyšší ceny.
b) Žádnou z kontrol provedených ve sledovaném roce nebylo zjištěno, že by v příspěvkové
organizaci kraje jediná osoba schvalovala, zpracovávala, evidovala i kontrolovala finanční
operace. Na druhou stranu bylo celkem ve 48 případech konstatováno porušení těch
ustanovení zákona o finanční kontrole, která definují základní požadavky
na výkon předběžné, průběžné a následné kontroly v organizaci. Jednalo se o případy, kdy
organizace neměla dostatečně zpracovaná pravidla pro funkční systém řídící kontroly.
Zneužití těchto nedostatků v systémech řídící kontroly organizací nebylo prokázáno.
c) a d) Uvedení hlavních nedostatků, které v důsledku nedodržování právních předpisů měly
za následek neschopnost řádně doložit veřejné prostředky a zabezpečit jejich řádnou ochranu
- nedostatečné nastavení pravidel pro zajištění účinné funkce vnitřního kontrolního
systému
- nedostatečná účinnost přijatých opatření k zajištění nápravy zjištěných nedostatků
- porušení pravidel při správě majetku a nakládání s ním
- nerespektování zákonných podmínek pro plnění daňových povinností
Zvýšená frekvence chyb v účetních a jiných evidencích byla zaznamenána při ověřování
záznamů o provedených operacích v oblasti řízení organizace:
- systém řídící kontroly nesplňoval podmínky pro zabezpečení jeho řádné funkce
- nejsou vytvořena kritéria měřitelnosti pro skutečnou ekonomickou spotřebu zdrojů
k zajišťování určených cílů
- v organizaci nebyl zaveden systém řízení rizik
Zvýšený výskyt nedostatků u provedených následných veřejnosprávních kontrol při
hospodaření s veřejnými prostředky v oblasti vlastních činnosti, které byly předmětem
ověřování.
Nedostatky v údajích finančních, účetních nebo jiných výkazů, hlášení a zpráv zapříčiněné
uvedením informací, které neodpovídaly skutečnosti:
-
účetní záznamy nesplňovaly požadavky kladené na ně zákonem o účetnictví z hlediska
správnosti, srozumitelnosti a přehlednosti
-
nebyla zajištěna řádná správa pohledávek a závazků v důsledku chybných účetních
postupů
-
neprovedené uzávěrkové účetní operace u pořízených materiálových zásob majetku
měly za následek zkreslení položky rozvahy a výsledku hospodaření
-
ke skutečnostem,které byly předmětem účetnictví, nebyla prokázána jejich oprávněnost
-
ke dni účetní závěrky nebyly sledovány odděleně náklady, výnosy za hlavní
a doplňkovou činnost s dopadem na neoprávněné použití rozpočtových prostředků
-
zkreslení účetních zůstatků majetku v důsledku použití chybných účetních postupů
a metod
-
nebylo účtováno o přijetí věcných darů a nepeněžním plnění
-
majetek bezúplatně nabytý nebyl oceněn reprodukční pořizovací cenou
-
absence vnitropodnikových směrnic, nesprávné či neúplné vymezení pravidel v nich
obsažených, případně nerespektování těchto pravidel při činnostech, kterých
se úprava týkala
Nedostatky při hospodaření s fondy:
-
nesprávné použití investičního a rezervního fondu k jiným účelům než je vymezeno
právními normami
-
nedodržování zásad pro použití prostředků fondu kulturních a sociálních potřeb
Porušení zásad řádné správy a ochrany majetku:
-
nedostatky v dokumentaci o provedené inventarizaci
-
nezjištěné, nedoložené a nevypořádané inventarizační rozdíly
-
nedodržování zásad pro ocenění majetku
-
chybějící nebo neúplné kalkulace cen v doplňkové činnosti
-
nedodržena valorizace cen nájemného u pronajímaných nebytových prostor
-
sjednané
podmínky
v uzavřených
smlouvách
byly
nápadně
nevýhodné
pro příspěvkovou organizaci
-
neplnění smluvních podmínek
Nerespektování zákonných podmínek pro plnění daňových povinností:
-
nepodání daňového přiznání k dani darovací, k dani z přidané hodnoty, k dani
z příjmů právnických osob
-
porušení postupů při stanovení základu daně z příjmů právnických osob
-
nesledování nebo nesplnění pravidel pro uplatnění úspory daně z příjmů právnických
osob
e) V hodnoceném období ve většině případů, které byly předmětem kontroly, se nevyskytly
takové nedostatky, které by zásadním způsobem ovlivnily výkon řídící kontroly
u kontrolovaných organizací. Přesto však existují okolnosti, kdy porušením právních norem
na úseku hospodaření v oblasti provozní a řídící činnosti byla signalizována nižší výkonnost
systémů řídící kontroly. Ve sledovaném období byl zaznamenán zvýšený výskyt nedostatků
u provedených následných veřejnosprávních kontrol při hospodaření s veřejnými prostředky
v oblasti vlastních činnosti, které byly předmětem ověřování.
4. (bod č. 3 vyhlášky) informace o finančních kontrolách vykonaných podle vyhlášených
mezinárodních smluv, kterými je Česká republika vázána
V roce 2008 nebyly vykonány kontroly podle mezinárodních smluv a tedy žádné informace
o finančních kontrolách a jejich výsledcích nebyly mezinárodním organizacím poskytnuty.
5. (bod č. 4 vyhlášky) přehled a charakteristika opatření přijatých vedoucím orgánu
veřejné správy
Pravidla, kterými jsou upraveny zásady vztahů JMK k řízení příspěvkových organizací
ukládají ředitelům povinnost sledovat a vyhodnocovat výsledky finanční kontroly. Při zjištění,
že pravděpodobnost výskytu nepřiměřených rizik při hospodaření s veřejnými prostředky je
větší než-li malá, je ředitel povinen zavést, jako součást vnitřního kontrolního systému, interní
audit.
Na základě auditních zjištění a doporučení interního auditu Krajského úřadu Jihomoravského
kraje, byl v rámci každého auditu navržen a zpracován akční plán s konkrétními úkoly
ke zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti zabezpečení účinnosti vnitřního kontrolního
systému odpovědnými osobami a termíny plnění. Plnění je průběžně sledováno. V roce 2008
nebyly v rámci auditů zjištěny žádné závažné nedostatky, proto nebyla ze strany vedoucího
orgánu veřejné správy přijata v tomto směru žádná opatření.
6. (bod č. 5 vyhlášky) souhrnné zhodnocení
Vykonané předběžné kontroly vedly k eliminaci poskytnutí dotací tam, kde akce nesplňovaly
předepsané podmínky a průběžné kontroly pomáhaly postupovat příjemcům dotací správným
způsobem.
Při průběžných kontrolách u příjemců finančních prostředků poskytnutých z rozpočtu kraje
provedených na místě za účelem prověření jejich čerpání byly zjištěny případy, kdy finanční
operace nebyly prováděny v souladu s podmínkami uzavřených smluv. Přijatá opatření byla
řešena vrácením části finančních prostředků na účet Jihomoravského kraje, aby nedocházelo
k zadržení prostředků veřejné finanční podpory z důvodů snížení celkových nákladů akce.
Ve sledovaném období byly zjištěny případy použití prostředků na jiný než sjednaný účel.
Kontrolní zjištění byla postoupena k dalšímu řízení, za účelem vydání rozhodnutí o odvodu
z důvodu neoprávněně použitých prostředků.
Zefektivněním předběžných a průběžných kontrol se minimalizuje prostor pro neprůhlednost,
popř. neoprávněnou manipulaci s poskytnutými prostředky.
Následnou veřejnosprávní kontrolu vykonává odbor kontrolní a právní Krajského úřadu
Jihomoravského kraje, který má 52 pracovníků a skládá se ze 4 oddělení – oddělení stížností,
petic a vnitřní kontroly, oddělení vnější kontroly a oddělení přezkumu obcí, oddělení
legislativního a právního.
K vytvoření odpovídajících organizačních a kádrových podmínek pro kvalitní výkon kontroly
byla přijata příslušná opatření a také byla v potřebném rozsahu realizována součinnost
s ostatními složkami kontrolního systému.
Na základě vytvořené a zpracované metodiky kontrolních postupů pro výkon veřejnosprávní
kontroly a na základě plánu kontrolní činnosti provádí oddělení vnější kontroly odboru
kontrolního a právního finanční kontrolu hospodaření příspěvkových organizací
Jihomoravského kraje, následnou veřejnosprávní kontrolu příjemců veřejné finanční podpory
z rozpočtu Jihomoravského kraje, následnou veřejnosprávní kontrolu 5% vzorku celkových
způsobilých výdajů grantových projektů z poskytnutých prostředků EU. Oddělení vnější
kontroly dále nahrazuje funkci výkonu interního auditu u příspěvkových organizací
v působnosti kraje výkonem veřejnosprávní kontroly.
V hodnoceném období bylo tímto oddělením provedeno celkem 20 následných
veřejnosprávních kontrol na místě u příjemců veřejné finanční podpory. Objem
kontrolovaných veřejných prostředků z podpory poskytnuté z rozpočtu Jihomoravského kraje
činil celkem 3.117.569,91 Kč. Objem zjištěných vyčíslených nedostatků činil 11.820,- Kč.
Porušení smlouvy bylo konstatováno ve třech případech, ve dvou případech bylo předáno
k vydání rozhodnutí o uložení odvodu za neoprávněné čerpání rozpočtových prostředků.
V roce 2008 bylo oddělením ukončeno celkem 7 následných veřejnosprávních kontrol
projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU. Všechny projekty byly financovány
v rámci programu SROP.
Nejzávažnější zjištění byla učiněna u projektu, kde se jednalo:
O uvádění nepravdivých informací o příjmech projektu konečným uživatelem, 8 případů
porušení pravidel pro způsobilost výdajů k financování, neplnění smluvně ujednaného
ukazatele o porušení pravidel publicity a o porušení pravidel použití zvláštního účtu. U tohoto
projektu bylo navrženo vrácení 100% poskytnuté dotace.
U jednoho projektu bylo zjištěno porušení dodavatelské smlouvy, kdy cena fakturovaná
a skutečně uhrazená byla vyšší, než cena uvedená ve smlouvě. Na vrácení byla navržena
částka 3.721,45 Kč, což byl rozdíl mezi cenou smluvní a zaplacenou.
Nejčastěji bylo porušováno ustanovení dotační smlouvy, které nařizuje konečnému uživateli
smluvně zajistit, aby jeho dodavatelé plnili povinnosti týkající se poskytování informací
a dokumentace, dokladování své činnosti a umožnění vstupu kontrolou pověřeným osobám
po dobu 5 let od podpisu smlouvy. Opakovaně se také vyskytly případy nesprávného ocenění
majetku nabytého v rámci projektu v účetnictví konečného uživatele.
K vyloučení nepřiměřených rizik při zajišťování stanovených úkolů při hospodaření
s veřejnými prostředky jsou aktualizována pravidla s cílem pokrýt opatření k zajištění
rychlého informování o zjištěných nesrovnalostech. K průběžnému zhodnocení systémových
postupů k přijímání nápravných opatření - důraz na zpětnou vazbu je součástí vytvářené
koncepce systému finanční kontroly v orgánu veřejné správy - Jihomoravského kraje.
V oblasti finanční kontroly zabezpečuje Krajský úřad Jihomoravského kraje také metodickou
činnost zejména vůči příspěvkovým organizacím, jež jsou zřízeny Jihomoravským krajem.
Na poradách starostů obcí a poradách kontrolních pracovníků obecních úřadů provádí
metodickou činnost i vůči obcím.
II. Přehled o kontrolních zjištěních předaných k dalšímu řízení podle zvláštních
právních předpisů.
Jihomoravský kraj v roce 2008 neučinil žádná kontrolní zjištění, které by předal k dalšímu
řízení podle zvláštních právních předpisů.
V Brně dne 5.3.2009
Schválil:
Ing. Jiří Crha, v.r.
ředitel KrÚ Jihomoravského kraje
