Jihomoravský kraj
Příloha č. 1a k vyhlášce č. 416/2004 Sb.
.......................................................
orgán veřejné správy
Komentář k výsledkům finančních kontrol a účinnosti vnitřního
kontrolního systému Jihomoravského kraje za rok 2004
I. Souhrnné zhodnocení výsledků finančních kontrol zajišťovaných Jihomoravským
krajem a přiměřenosti a účinnosti zavedeného systému finanční kontroly.
1. zhodnocení výsledků řídící kontroly podle § 26 a 27 zákona o finanční kontrole,
výsledků interního auditu podle § 28 a 29 zákona o finanční kontrole a přiměřenosti
a účinnosti vnitřního kontrolního systému ve smyslu § 25 zákona o finanční kontrole
Vnitřní kontrolní systém Jihomoravského kraje je upraven několika směrnicemi, především
„Systémem zpracování účetnictví Jihomoravského kraje“ a „Kontrolním systémem“, který byl
s účinností od 1. 6. 2004 novelizován. Tyto směrnice slouží k zajištění komplexní kontrolní
činnosti Krajského úřadu Jihomoravského kraje, a to jak v rámci krajského úřadu, tak i vůči
třetím subjektům. Dále směrnice slouží k zabezpečení účinného provádění kontrol, jejichž
množství a rozsah je stanoven pololetními plány kontrol, schvalovanými ředitelem krajského
úřadu. Na základě nově vzniklých skutečností bývají do kontrolní činnosti zařazeny
i mimořádné kontroly, které plánovány nebyly. Veškerá kontrolní činnost je následně
pololetně písemně vyhodnocována a tato vyhodnocení podléhají též schválení ředitele
krajského úřadu.V současné době odbor kontroly ve spolupráci s odborem informatiky
krajského úřadu vytváří centrální databázi kontrol jednotlivých článků kontrolního systému v
elektronické podobě. Do této databáze, po jejím zavedení, budou mít jednotlivé odbory
povinnost uvádět veškeré kontroly, včetně dat nezbytných pro sumarizování výstupů pro roční
zprávy
o výsledcích finančních kontrol. Střednědobý plán kontrol je v podmínkách Krajského úřadu
Jihomoravského kraje tvořen na tříleté období. Vnitřní kontrolní systém je funkční a neustále
se vyvíjí.
a) Aby kontroly byly prováděny a vykonávány na patřičné odborné úrovni a současně
v souvislosti s uplatňováním kodexu etiky zaměstnanců ve veřejné správě, průběžně si
zaměstnanci prohlubují dalším vzděláváním svoji odbornost. V souladu se zákonem
č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů,
v platném znění a vyhlášky č. 512/2002 Sb., o zvláštní odborné způsobilosti úředníků
územních samosprávných celků, absolvují vstupní vzdělávání, odbornou způsobilost a další
vzdělávání, školení a akreditované kurzy, které se vztahují k jejich odbornému zaměření.
Řada zaměstnanců si zvyšuje distančním studiem kvalifikaci, jejímž absolvováním získá vyšší
stupeň vzdělání. Někteří zaměstnanci si prohlubují vzdělání studiem další vysoké školy.
b) Krajský úřad Jihomoravského kraje má zřízen Interní audit (příloha č. 3), jehož organizace
a výkon jsou upraveny vlastní organizační směrnici „Interní audit“. Z hlediska organizační
struktury krajského úřadu je Interní audit útvar zcela funkčně nezávislý, organizačně oddělený
od řídících a výkonných struktur krajského úřadu a ze své činnosti odpovědný pouze řediteli
Krajského úřadu Jihomoravského kraje. Ve své činnosti vychází a postupuje ve shodě se
1
Standardy pro profesionální praxi interního auditu. Funkce interního auditu, jeho pravomoci
a povinnosti jsou stanoveny ve Statutu interního auditu Krajského úřadu Jihomoravského
kraje. V roce 2004 plánoval Interní audit čtyři interní audity, z nichž k 31. 12. 2004 byly
vykonány dva. V roce 2004 vykonávaly interní audit tři pracovnice.
Útvar interního auditu ve spolupráci s jednotlivými vedoucími pracovníky zpracoval ve
sledovaném roce přehled míry rizika činnosti jednotlivých oddělení odborů krajského úřadu
Jihomoravského kraje. Tento přehled byl zpracován v rámci twinningového projektu
financovaného Evropskou unií s názvem „Posílení vnitřních kontrolních mechanismů na
regionální úrovni“.
Výstupem je dokument, který slouží jednotlivým vedoucím pracovníkům k řízení rizika na
svém úseku a pro interní audit znamená významnou pomůcku pro hodnocení potřeb
a plánování jednotlivých auditů jak v kalendářním roce, tak i pro návrh strategického plánu.
Plán činnosti útvaru interního auditu je vytvořen samostatně a je navrhován na základě
posouzení rizik a míry rizik, která by mohla ovlivnit krajský úřad. Na příslušný kalendářní
rok je stanoven roční plán interních auditů s upřesněním věcného zaměření, cílem auditu
a personální náročností prováděných auditů. Před provedením auditu je připraven plán daného
auditu. V konečném důsledku je cílem auditu poskytnout řediteli krajského úřadu informace,
které zmírní příslušné negativní důsledky, které se vyskytují při dosahování cílů krajského
úřadu.
c) Řídící kontrola a její průběh je upraven vnitřním předpisem Jihomoravského kraje -
„Systémem zpracování účetnictví Jihomoravského kraje“. Pravidla řídící kontroly jsou
důsledně dodržována při uskutečňování jednotlivých operací: příkazci operace, správci
rozpočtu a hlavní účetní jsou na sobě funkčně nezávislí. Tito odděleně přezkoumávají
a následně schvalují veškeré operace s veřejnými finančními prostředky Jihomoravského
kraje. Všechny operace, které provádí Krajský úřad Jihomoravského kraje za použití
veřejných finančních prostředků, nesmí být a nejsou prováděny bez schválení všech etap
řídící kontroly.
Systém předběžné a průběžné řídící kontroly je zabezpečen jednotlivými vedoucími
pracovníky příslušných odborů, kteří jsou odpovědni za přidělení veřejných finančních
prostředků. Odvětvový odbor musí provést všechny úkony nezbytné k zabezpečení rizik před
provedením operace, tedy než jsou poskytnuty prostředky a následně provést takové úkony,
aby nemohlo dojít k neoprávněnému použití poskytnutých prostředků v průběhu akce, na
kterou byly uvolněny. Jakékoli poskytnutí veřejných finančních prostředků Jihomoravským
krajem je účelově smluvně vázáno.
d) Potřeba zajištění informačních funkcí v rámci systému finanční kontroly vyplývá
z § 4 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, čímž naplňuje hlavní cíle finanční kontroly.
Prvkem finanční kontroly je mj. řídící kontrola a interní audit. Postup při provádění řídící
kontroly je blíže upraven předpisem RJMK „Systém zpracování účetnictví Jihomoravského
kraje. Povinnost informační funkce v rámci činnosti interního auditu je zakotvena ve směrnici
„Statut interního auditu“, schválené ředitelem úřadu.
e) Systém finanční kontroly je již zaveden a zapracován do vnitřních norem. Jeho aplikace je
průběžně sledována a prověřována v rámci každodenních povinností jednotlivých vedoucích
i pověřených pracovníků. Je aktualizován na základě podnětů vyplývajících z kontrol
a na základě změn právních předpisů. Ve sledovaném roce došlo k významné změně vnitřního
předpisu o zajištění finanční kontroly na základě zrušení vyhlášky č. 64/2001 Sb. a jejím
2
nahrazení zcela novým právním předpisem vyhláškou č. 416/2004 Sb.. Na základě
prováděných auditů je vždy rovněž hodnocen systém nastavení a provádění finanční kontroly.
f) V rámci provedených auditů nebyl zjištěn závažný nedostatek, který by nepříznivě ovlivnil
činnost krajského úřadu a tím negativně ovlivnil plnění schválených cílů. Doporučení, která
byla dána na základě zjištění významnějšího charakteru byla akceptována.
2. zhodnocení výsledků veřejnoprávních kontrol vykonávaných podle zákona o finanční
kontrole včetně zhodnocení přiměřenosti a účinnosti zavedeného systému této kontroly:
Pravomoc a odpovědnost v rámci systému finanční kontroly jsou vymezeny v právních
a řídících aktech vydaných Jihomoravským krajem.
Zavedený systém finanční kontroly
veřejnosprávní přispívá k vytvoření takových podmínek, aby veřejná správa byla vykonávána
v souladu s požadavky zákona o finanční kontrole.
a) Dle přílohy č. 4 - celkový objem veřejných příjmů plněných kontrolovanými osobami
v období prověřovaném veřejnosprávními kontrolami na místě pracovníky Krajského úřadu
Jihomoravského kraje činil 11 253 948 tis. Kč. U vybraného vzorku operací byl
v prověřovaném období u kontrolovaných osob přezkoumán na místě objem plněných
veřejných příjmů ve výši 22 262 tis. Kč, což je 0,20 % z celkového objemu veřejných příjmů
plněných kontrolovanými osobami.
Celkový objem veřejných výdajů uskutečněných kontrolovanými osobami v období
prověřovaném veřejnosprávními kontrolami na místě činil 11 292 653 tis. Kč. Objem
uskutečněných veřejných výdajů vybraného vzorku operací, které kontrolní orgán prověřil
veřejnosprávními kontrolami u kontrolovaných osob na místě činil 201 030 tis. Kč, což
v poměru k k celkovému objemu veřejných výdajů činí 1,8 %.
b) V roce 2004 se Jihomoravský kraj zapojil do Programu Phare (příloha č. 5a), kdy měl
z prostředků EU přiděleno 16.108,15 EUR, což (při kurzu Kč 32,73/EUR) činí 527 336,80 Kč
a dále byl tento program spolufinancován z rozpočtu kraje ve výši 224 195,70 Kč. Objem
zkontrolovaných prostředků podle § 11 činil 751 532,50 Kč, což je 100% z celkového objemu
prostředků.
Jihomoravský kraj se dále zapojil do projektu v rámci Iniciativy Společenství INTERREG
IIIC ČR (příloha č. 5b), kdy – spolufinancování z rozpočtu kraje činilo 529 261,14 Kč.
K celkovému objemu použitých prostředků byl objem zkontrolovaných prostředků opět
100
%.
3. uvedení hlavních nedostatků, které v hodnoceném období zásadním způsobem
nepříznivě ovlivnily činnost orgánu veřejné správy včetně stručné charakteristiky jejich
příčin
a) Kontrolami provedenými v průběhu roku 2004 nebyly odborem kontroly zjištěny v oblasti
zadávání veřejných zakázek nedostatky.
b) Žádnou z kontrol provedených ve sledovaném roce také nebylo zjištěno, že by
v příspěvkové organizaci kraje schvalovala, zpracovávala, evidovala i kontrolovala finanční
operace jediná osoba. Na druhou stranu bylo celkem ve třinácti případech konstatováno
porušení těch ustanovení zákona o finanční kontrole, která definují základní požadavky
na výkon předběžné, průběžné a následné kontroly v organizaci. Jednalo se o případy, kdy
3
organizace neměla dostatečně zpracovaná pravidla pro funkční systém řídící kontroly.
Nepodařilo se však prokázat zneužití těchto nedostatků v systémech řídící kontroly
organizací.
c) a d) Celkem ve dvaadvaceti případech byla konstatována neprůkaznost účetního záznamu.
V některých z těchto případů byla zpochybněna i průkaznost účetnictví jako celku.
V ojedinělém případě hospodařil zaměstnanec příspěvkové organizace s provozní zálohou,
přičemž o výdajích a příjmech týkajících se operací plynoucích z této provozní zálohy nebylo
účtováno.
e) V hodnoceném období se nevyskytly takové nedostatky, které by zásadním způsobem
ovlivnily výkon řídící kontroly u kontrolovaných organizací. Přesto však existují okolnosti,
které signalizovaly nižší výkonnost systémů řídící kontroly – u příspěvkových organizací:
Nedodržení zásad hospodaření s majetkem předaným příspěvkovým organizacím
do správy k vlastnímu hospodářskému využití, a to zejména:
-
v oblasti inventarizace majetku a závazků –
porušení ustanovení § 29 a 30 zákona
č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, nevypořádané zjištěné
inventarizační rozdíly
-
v oblasti fyzické kontroly majetku (majetek se nenacházel v organizaci nebo nebyl
veden v účetnictví – nerespektování pravidel zabezpečení ochrany majetku svěřeného
do užívání)
-
v oblasti zařazování, vyřazování a evidence majetku –
nerespektování požadavků
na zatřídění majetku do příslušných účtových skupin, průkaznost vedení účetní
a operativní evidence a způsoby oceňování majetku a závazků v souladu s účetními
zásadami
Nerespektování požadavků na zajištění ochrany veřejných prostředků proti
rizikům a nedodržení základního předpokladu hospodárného a efektivního
vynakládání finančních prostředků v souladu s hlavními cíli finanční kontroly
uvedenými v ustanovení § 4 odst. 1 písm. b) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční
kontrole, ve znění pozdějších předpisů
–
úhrada faktur bez řádné průkaznosti věcného plnění nebo v rozporu s podmínkami
smlouvy, nehospodárnost v oblasti hospodaření s prostředky vynaloženými na
zabezpečení provozních potřeb; zejména na úseku poskytování nebo nákupu služeb.
Nerespektování povinnosti zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém,
nezavedení systému řídící kontroly v souladu s pravidly finančního řízení danými
právní úpravou zákona o finanční kontrole a jeho prováděcím předpisem.
Nedostatky v hospodaření s prostředky získanými v hlavní a v doplňkové
(vedlejší, hospodářské)
činnosti s dopadem na tvorbu hospodářského výsledku,
použití zdrojů financování, plnění daňových povinností. Okruh nedostatků
vztahujících se k provozování doplňkové činnosti má právní i finanční dopady –
příspěvkové organizace provozují nepovolenou doplňkovou činnost, která
-
není deklarována ve Zřizovací listině
-
příspěvková organizace vykazuje z doplňkové činnosti ztrátu
4
4. přehled a charakteristika opatření přijatých vedoucím orgánu veřejné správy
V roce 2004 nebyly v Jihomoravském kraji zjištěny žádné tak závažné skutečnosti, které by
nepříznivě ovlivnily jeho činnost. Vzhledem k tomu, že se při provedených auditech
nevyskytly závažné nedostatky, nebyla ze strany vedoucího orgánu přijata v tomto směru
žádná opatření. V rámci obecných doporučení útvaru interního auditu ke zkvalitnění činnosti
krajského úřadu byla zdůrazněna nutnost zapracování možných rizik organizace do vnitřních
aktů krajského úřadu.
5. souhrnné zhodnocení
Následnou
veřejnosprávní kontrolu vykonává odbor kontroly Krajského úřadu
Jihomoravského kraje. Na konci roku 2004 se tento odbor skládal ze 3 oddělení – oddělení
stížností, petic a vnitřní kontroly, oddělení vnější kontroly a oddělení přezkumu obcí, která
tvořilo 32 pracovníků.
Byla přijata opatření k vytvoření odpovídajících organizačních a kádrových podmínek pro
kvalitní výkon kontroly a také byla v potřebném rozsahu realizována součinnost s ostatními
složkami kontrolního systému.
Oddělení vnější kontroly odboru kontroly má vytvořenu metodiku pro kontrolní postupy
pro výkon veřejnoprávní kontroly a na základě plánu kontrolní činnosti provádí finanční
kontrolu hospodaření příspěvkových organizací Jihomoravského kraje a veřejnosprávní
kontrolu příjemců veřejné finanční podpory z rozpočtu Jihomoravského kraje.
V hodnoceném období zahájilo oddělení vnější kontroly odboru kontroly celkem 27
veřejnosprávních kontrol na místě u příjemců veřejné finanční podpory. Jedna z těchto kontrol
nebyla do konce roku 2004 ukončena z důvodu probíhajícího námitkového řízení. Objem
kontrolovaných veřejných prostředků z podpory poskytnuté z rozpočtu Jihomoravského kraje
činil celkem 2 944 tis. Kč. Objem zjištěných vyčíslených nedostatků – 109 900,- Kč, objem
zjištěných nedostatků bez finančního vyjádření – 370 000,- Kč. Porušení smlouvy bylo
konstatováno v pěti případech, z toho v jednom případě se jednalo o použití prostředků dotace
na účel jiný, než uvedený ve smlouvě, a tedy o porušení rozpočtové kázně.
Nezbytnou nutností zůstává potřeba zefektivnění předběžné a průběžné veřejnosprávní
kontroly především v systému poskytování dotací z Jihomoravského kraje tak, aby se
minimalizoval prostor pro neprůhlednost, popř. neoprávněnou manipulaci s poskytnutými
prostředky.
Odbor kontroly Krajského úřadu Jihomoravského kraje také zabezpečuje metodickou činnost
v oblasti finanční kontroly zejména vůči příspěvkovým organizacím, jež jsou zřízeny
Jihomoravským krajem. Na poradách kontrolních pracovníků Obecních úřadů a na poradách
starostů obcí provádí metodickou činnost i vůči obcím.
5
Metodika poskytnutá obcím a příspěvkovým organizacím v rámci zpracování Roční
zprávy o výsledcích finančních kontrol dle prováděcí vyhlášky č. 416/2004 Sb., k zákonu
o finanční kontrole:
- dne 23. 7. 2004 byl rozeslán všem obcím JMK dopis s informacemi o nové vyhlášce
k zákonu o finanční kontrole a upozorněním na nejdůležitější změny, které přinese
včetně změn ve způsobu a obsahu předkládání ročních zpráv o výsledcích finančních
kontrol (dále jen roční zpráva)
- dne 1. 12. 2004 byl rozeslán dopis všem obcím JMK a všem příspěvkovým
organizacím s informacemi k roční zprávě a požadavkem na sdělení kontaktních osob
pro přístup do Modulu ročních zpráv (dále jen Modul)
- dne 17. 12. 2004 byl rozeslán e-mail všem obcím JMK s upřesněním kdo komu a za
koho předkládá roční zprávu
- dne 27. 12. 2004 byl rozeslán e-mail všem obcím JMK s dalšími informacemi
o rozsahu ročních zpráv a přístupu do Modulu
- dne 3. 1. 2005 byl rozeslán dopis všem obcím JMK s konkrétními informacemi
k jednotlivým přílohám vyhlášky
- dne 5. 1. 2005 byl rozeslán e-mail všem obcím JMK s upozorněním, že některé obce
neobdrželi automatický e-mail k získání osobního certifikátu a návod jak v tomto
případě postupovat
- dne 20. 1. 2005 byl rozeslán e-mail všem obcím s informacemi jakým způsobem lze
zavést do Modulu příspěvkové organizace jako subpředkladatele
- dále byly konkrétní dotazy řešeny individuálně telefonicky a e-mailem.
- během měsíce února byly urgovány obce, které nedodaly roční zprávy prostřednictvím
e-mailu, pošty i telefonu
- dále byly obesílány a telefonicky kontaktovány obce, které měly ve svých zprávách
nějaké nepřesnosti či chybné údaje
Během měsíců prosinec, leden a únor byly vyčleněny dvě pracovnice, které zodpovídaly
telefonické dotazy. Všechny informace, které byly zasílány obcím a příspěvkovým
organizacím byly uveřejněny také na webových stránkách Jihomoravského kraje společně
s dostupnými informacemi z MF ČR a rubrikou Dotazy, kde byly uveřejněny nejčastější
dotazy a odpovědi.
Přes veškeré naše úsilí jsme neobdrželi roční zprávy od těchto obcí:
okr. Blansko:
Ochoz u Tišnova, Olomoučany, Skrchov
okr. Břeclav:
Strachotám, Bořetice
okr. Brno-venkov:
Jiříkovice, Hajany, Nelepeč-Žernůvka
okr. Hodonín:
Žarošice
okr. Vyškov:
Dětkovice, Hlubočany, Hostěnice-Zvonice, Kožušice
okr. Znojmo:
Práče, Chvalovice, Dobelice, Kubšice, Kyjovice, Valtrovice
6
Obec
Šitbořice okr. Břeclav dodala roční zprávu dle již neplatné vyhlášky č. 64/2002 Sb.
Obec
Chrudichromy okr. Blansko dodala místo roční zprávy pouze zprávy revizní komise
při OZ, které pro vypracování roční zprávy nelze použít
7
