KRAJSKÝ ÚŘAD KRAJE VYSOČINA
Žižkova 57, 587 33 Jihlava, Česká republika
Příloha č. 1a k vyhlášce č. 416/2004 Sb.
Zpráva o výsledcích finančních kontrol za rok 2006
Souhrnné zhodnocení výsledků finančních kontrol zajišťovaných orgánem
veřejné správy a přiměřenosti a účinnosti zavedeného systému finanční kontroly
zahrnuje:
1. zhodnocení výsledků řídící kontroly podle § 26 a 27 zákona o finanční kontrole
(příloha č. 2), výsledků interního auditu podle § 28 a 29 zákona o finanční
kontrole (příloha č. 3) a přiměřenosti a účinnosti vnitřního kontrolního systému
ve smyslu § 25 zákona o finanční kontrole
a) vytváření podmínek pro příznivé kontrolní prostředí v orgánu veřejné správy
K základním dimenzím vnitřního kontrolního systému patří stanovování cílů, a to ve všech
organizačních úrovních v kategoriích cílů strategických, zpravodajských, shody a také cílů
provozních.
V roce 2006 Krajský úřad kraje Vysočina zahájil systémový proces naplňování strategických
cílů, které jsou nástrojem k realizaci přijaté vize krajského úřadu. Tyto strategické cíle ovlivňují
kontrolní prostředí jednak v rovině etické – byl přijat etický kodex úředníka, jehož dodržování
bylo zahrnuto i do kritérií hodnocení zaměstnanců, jednak v rovině dodržování zásad
hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti – jedná se o všechny strategické cíle, které naplňují
klíčovou hodnotu „efektivní úřad“. Do této oblasti patří např. sledování požadovaných tendencí
vývoje provozních ukazatelů úřadu nebo nastavení systému sledování efektivního využití
prostředků čerpaných z fondů EU. Kontrolní prostředí dále pozitivně ovlivňují i strategické cíle
týkající se klíčové hodnoty „moderní“ a „služba“.
Úřad v roce 2006 úspěšně implementoval druhé kolo CAF a získal tak ocenění MV „Úřad dobré
služby“. V rámci naplňování strategických cílů byl zahájen také projekt „Zdravý úřad“ a aplikace
MA 21, které rovněž přispějí k rozvoji kraje a plnění jeho strategických cílů.
Příznivé kontrolní prostředí ovlivňuje i činnost oddělení vnitřní kontroly v rámci odboru kontroly,
které zajišťuje jednak evidenci a podporu procesů při řešení stížností, jednak vykonává dílčí
vnitřní kontroly podle plánu schváleného vedoucím orgánu veřejné správy.
b) fungování systému určování závažnosti rizik spojených se zajišťováním stanovených úkolů
a schválených cílů orgánu veřejné správy včetně rizik spojených s vlivem vnějšího prostředí
na činnost tohoto orgánu
tel.: 564 602 804, fax: 564 602 480, e-mail: xxxxx@xxxxxxxxxxx.xx, internet: www.kr-vysocina.cz
IČ: 70890749, bankovní spojení: Volksbank a.s., č.ú.: 4050005000/6800
Krajský úřad kraje Vysočina již druhým rokem přistupuje systematicky k řízení rizik
prostřednictvím formalizovaného systému řízení rizik. se softwarovou podporou. V tomto
systému řízení rizik má významnou úlohu koordinátor, zástupce ředitelky úřadu, v jehož
kompetenci je v souladu s příslušnou vnitřní směrnicí řešit rizika, která nejsou v kompetenci
příslušných liniových vedoucích, ale především v kompetenci vedení úřadu.
Řízení rizik probíhá jako kontinuální proces identifikace rizik, kvantifikace rizikového skóre, tj.
kvantifikace významnosti dopadu a pravděpodobnosti výskytu rizika, určení opatření k řešení
rizika, podání zprávy o riziku (prostřednictvím informace uložené do jednotné databáze).
Databáze rizik umožňuje tisknout katalog rizik a třídit rizika podle různých hledisek (podle
vlastníka rizika, druhu rizika, kvantifikovatelných charakteristik atd.) Systém řízení rizik tak
přispívá k zabezpečování plnění strategických cílů úřadů a je nejen formálním naplněním
zákonných povinností, ale faktickým příspěvkem ke zkvalitnění řízení úřadu a předcházení
významným rizikům, která by mohla ohrožovat naplňování cílů úřadu. Zároveň je analýza rizik
využívána při provádění každého interního auditu.
c) organizace odpovědností příslušných vedoucích a ostatních zaměstnanců orgánu veřejné
správy, spojená především s jejich jednoznačným vymezením, zejména v případech
delegování odpovědnosti a zřetelným oddělením funkcí mezi zaměstnanci, kteří se podílejí
na přípravě a přímém uskutečňování operací a zachycování dopadu těchto operací
v příslušných evidencích pro účely finančního výkaznictví
Krajský úřad kraje Vysočina upravuje odpovědnosti při přípravě a přímém uskutečňování
operací v příslušných evidencích na základě systémové směrnice „Oběh účetních dokladů“ a
sumáře pověření ke kontrole a přezkušování účetních dokladů, který je umístěný na intranetu a
dostupný všem zaměstnancům. Pověření obsahují seznam odpovědných osob na pozici
příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní podle příslušných položek a paragrafů
krajského rozpočtu včetně rozsahu oprávnění vyjádřeného finančně.
Odbor interního auditu průběžně poskytuje metodické konzultace k předběžné řídící kontrole při
schvalování veřejných výdajů, v roce 2006 provedl rozsáhlou poradenskou zakázku v oblasti
řídící kontroly, jejímž výstupem byla doporučení ke zlepšení, dvě vnitroúřadové školící akce a
zpracování „učební pomůcky“, která mapuje všechny procesy řídící kontroly krajského úřadu a
pro zaměstnance úřadu je návodem, jak mají postupovat při zajišťování schvalovacích postupů
v právní a finanční fázi řídící kontroly u konkrétních typů výdajů.
d) zajištění informačních funkcí v rámci systému finanční kontroly zavedeného v orgánu
veřejné správy, které souvisejí s rizikem jejich selhání při poskytování včasných a
spolehlivých informací o finančním řízení
Informační funkce v systému finanční kontroly jsou zavedeny jednak v rámci předběžné řídící
kontroly, jednak v systému veřejnosprávních kontrol tak, aby byly schopny signalizovat záměr
nebo chyby. Důraz je kladen na průběžnou administrativní veřejnosprávní kontrolu, která
odhaluje chyby ještě před tím, než je celá operace vypořádána a také dokáže identifikovat i
případná rizika realizace celé operace. Interní audit ve svých auditech pravidelně ověřuje, zda
jsou zavedeny a účelně fungují příslušné kontrolní mechanismy, které dokáží odhalit porušení
pravidel pro nakládání s veřejnými prostředky.
Účinnou informační podporou pro kontrolní mechanismy je datový sklad, jehož funkčnost
zabezpečuje analytické oddělení, zřízené v rámci odboru interního auditu. Jde o samostatný
organizační útvar, který se přímo nepodílí na auditní činnosti., ale poskytuje pro auditní činnost
podporu při zajišťování analytických prací. Dále tento útvar předkládá pravidelné zprávy a
informace o ekonomice kraje vedoucím zaměstnancům a vedení kraje, na vyžádání i formou
automaticky generovaných reportů, které obdrží vybraní zákazníci přímo do e-mailové schránky.
Analytické oddělení analyzuje data zejména z oblasti fungování příspěvkových organizací –
Číslo stránky
2
finanční plány a investiční plány, rozpočetnictví, rozvaha a výsledovka jednotlivých PO, dotační
tituly kraje, a také poskytuje podporu pro rozhodovací procesy politické reprezentace kraje, např.
údaje o počtech obyvatel, údaje pro krizové řízení, údaje o nezaměstnanosti.
e) zajištění průběžného sledování a prověřování systému finanční kontroly zavedeného
v orgánu veřejné správy včetně hodnocení
Primární systém finanční kontroly v orgánu veřejné správy je prověřován jednotlivými interními
audity. Plán interních auditů je zpracován na základě analýzy rizik a vychází ze střednědobého
plánu. Hodnocení vnitřního kontrolního systému tak probíhá průběžně, jedenkrát ročně je
vedoucímu orgánu veřejné správy předkládána roční zpráva o vnitřním kontrolním systému,
která shrnuje všechny interní audity i aktivity odboru interního auditu. Sekundární systém
finanční kontroly je sledován prostřednictvím vyhodnocování protokolů z veřejnosprávních
kontrol, odbor kontroly každoročně připravuje souhrn nejčastějších nedostatků, které předává
vedení úřadu. Protokoly z veřejnosprávních kontrol jsou vyvěšovány na intranetu tak, aby k nim
měli přístup jak vedení úřadu, tak představitelé samosprávy.
f) dosahovaných výsledků při zajišťování činnosti a schválených cílů tohoto orgánu včetně
realizace doporučení jednotlivých typů interního auditu
V průběhu roku 2006 nedošlo na odboru interního auditu k žádné personální změně. Díky
zvyšující se odbornosti mladých členů týmu byla auditní činnost zajišťována kontinuálně a se
stabilními výstupy. K 31. 12. 2006 vykonávali interní audit v krajském úřadě 3 interní auditoři a
jeden vedoucí interní auditor.
Přehled provedených auditů a zhodnocení jejich závěrů:
Auditní činnost odboru interního auditu je zajišťována v souladu s Mezinárodními standardy pro
výkon interního auditu prostřednictvím
a) auditních ujišťovacích zakázek – formálním výstupem jsou auditní dokumentace a auditní
zprávy
b) poradenských a konzultačních služeb, které zahrnují:
o formální konzultační audity (plánované a neplánované) – v konkrétní praxi odboru
interního auditu označované jako „poradenské zakázky“ a „konzultace“, přičemž
poradenské zakázky jsou zakázky většího rozsahu s různorodým předmětem
nebo cílem, ale s předem zadaným výstupem. Za konzultace se považují
jednorázové poradenské činnosti, týkající se nejčastěji vnitřního řídícího
kontrolního systému nebo kontrolních mechanismů. Formálním výstupem
poradenských zakázek i konzultací jsou příslušná dokumentace a zprávy nebo
shrnutí.
o neformální konzultační audity (běžná činnost – účast v projektových týmech, na
schůzkách, výměna informací). Z těchto činností většinou nejsou formální výstupy
typu zpráv nebo dokumentace, práce na nich jsou zachyceny v datovém skladu
(datové tržiště „provoz úřadu“, kostka „time management odboru interního
auditu“). Z tohoto datového zdroje jsou ke zprávě připojeny relevantní analytické
výstupy ve formě grafů, které doprovázejí údaje uvedené v tabulce o interním
auditu a dokumentují rozložení pracovní doby interních auditorů na jednotlivé,
relativně samostatné oblasti provádění interního auditu. Součástí analytických
výstupů je také porovnání plánovaných a uskutečněných ujišťovacích interních
auditů.
Číslo stránky
3
A) AUDITNÍ UJIŠŤOVACÍ ZAKÁZKY
1) Audit grantového schématu „Podpora sociální integrace v kraji Vysočina 2004 – 2006“ v rámci
opatření 3.2 SROP
Předmět auditu: šlo o audit programu, při kterém jsme ověřovali fungování a účinnost řídících a
kontrolních mechanismů při čerpání prostředků z fondů Evropské unie v programu SROP,
opatření 3. 2. Audit jsme prováděli na oddělení koncepce vzdělávání Odboru školství, mládeže a
sportu Krajského úřadu kraje Vysočina, které vystupuje jako tzv. gestor a to za období 1. 3. 2005
až 28. 2. 2006. V rámci auditu jsme se zaměřili především na povinnosti gestora a procesy
v jednotlivých etapách projektového cyklu grantového schématu, tedy na příjem žádostí a jejich
evidenci, provádění administrativní kontroly ex-ante, hodnocení akcí, výběr akcí pro poskytnutí
podpory a uzavření smlouvy, kontrolu ex-ante na místě (před podpisem smlouvy), monitorování
akcí, změny akcí, vyhotovování dodatků ke smlouvám, řešení nesrovnalostí a zabezpečení
analýzy rizik.
2) Audit řízení projektů
Předmět: Audit řízení projektů byl zadán jako operativní audit na základě podnětu vedení úřadu.
Předmětem auditu byl způsob provádění projektového řízení na Krajském úřadu kraje Vysočina
při přípravě, administraci a realizaci projektů financovaných z prostředků EU a finančního
mechanismu EHP/Norsko s výjimkou grantových schémat realizovaných v rámci programu
SROP, a ověření funkčnosti, průkaznosti a kvality projektového řízení s důrazem na rozdělení
rolí, předávání informací (správnost a včasnost) a spolupráci odborů Krajského úřadu kraje
Vysočina. Audit se zaměřil i na dodržování podmínek pro účetní postupy a účetní evidenci u
projektů a na právní vztahy mezi nezávislými externími kontrolory (auditory) vybranými
k vypracování zprávy (tzv. konečného finančního stanoviska) a krajem Vysočina. Tento audit
není dosud dokončen.
3) Audit tisků na OSH
Předmět auditu: prověření adekvátnosti (účelnosti) nákladů na tisknutí a kopírování dokumentů
na Odboru sekretariátu hejtmana Krajského úřadu kraje Vysočina v kontextu vykonávaných
agend za období od 1. 1. 2005 do 31. 5. 2005, ověření efektivity tisknutí a kopírování dokumentů
z hlediska používání odpovídajících technických zařízení a odpovídajících postupů při řešení
konkrétních tiskových úloh. Předmětem auditu je i ověření existence a funkčnosti řídících a
kontrolních mechanismů v této oblasti. Tento audit není dosud dokončen.
4) Audit financování dopravní obslužnosti
Předmět: Audit financování dopravní obslužnosti byl kombinací systémového auditu, auditu
shody a auditu výkonu. Znamená to, že jsme prověřovali fungování řídících a kontrolních
mechanismů, shodu průběhu procesů s vnější legislativou a v analytické části auditu jsme
posuzovali rozdíly mezi jednotlivými dopravci a celkové trendy při financování dopravní
obslužnosti.
5) Audit procesů ve spisové službě
Předmět: Předmětem auditu jsou procesy ve spisové službě, tj. příjem, evidence, rozdělování,
oběh a vyřizovaní dokumentů v období 1. 1. 2006 – 30. 9. 2006 (s výjimkou dokumentů, které
mají vlastní evidenci dle Spisového a skartačního řádu úřadu a dokumentů obsahujících
utajované skutečnosti). Audit dosud probíhá.
6) Následný audit metodické a odborné pomoci obcím
Předmět: Tento audit ověřoval plnění doporučení z původního auditu (všechna doporučení byla
splněna) a zároveň reagoval (na základě zadání vedení úřadu) na nový strategický cíl krajského
Číslo stránky
4
úřadu - „Úroveň metodické pomoci poskytované obcím II. a III. stupně bude mít v jednotlivých
oblastech meziročně stejnou nebo pozitivní tendenci“.
Vzhledem k tomu, že dotazníková šetření a jejich vyhodnocení nelze považovat za ujišťovací
auditní činnost, přesunuli jsme tyto činnosti v příštím období do kategorie poradenské činnosti.
7) Audit vnitřního řídícího a kontrolního systému v Nemocnici Havlíčkův Brod, příspěvkové
organizaci
Předmět auditu: Audit byl vykonán jako součást kontroly, provedené v rámci zřizovatelských
funkcí odborem sociálních věcí a zdravotnictví na základě usnesení Rady kraje. Předmětem
auditu byl systém manažerského řízení nemocnice, který podle schváleného předmětu auditu
zahrnoval: oblast vnitřních norem, organizační řád a pracovní náplně, pracovní řád, počty
pracovníků a jejich zastupitelnost, personalistiku (přijímání zaměstnanců, vzdělávání
zaměstnanců a systém hodnocení a odměňování), komunikaci, řešení mimořádných událostí,
řešení stížností a sledování a vyhodnocování vybraných ukazatelů. Předmětem auditu byly také
vybrané procesy týkající se poskytování zdravotní péče. Šlo o tyto procesy: evidence a výdej
léků, zdravotnická dokumentace. Pro tuto část auditu byl přizván odborník – lékař.
Sledování auditních doporučení:
V souladu s prováděcí vyhláškou č. 416/2004 Sb. k zákonu o finanční kontrole jsme prověřili
plnění auditních doporučení. Kromě této jednorázové akce probíhá sledování auditních
doporučení v systému plnění úkolů z porad vedoucích odborů, protože všechna doporučení ze
zpráv interního auditu se po projednání s vedoucím orgánu veřejné správy stávají úkoly
uloženými na poradách vedoucích odborů a sekretariátů (jsou nastaveny kontrolní mechanismy
pro sledování jejich plnění).
B) PORADENSKÉ ZAKÁZKY
1) Agenda Ústředního věstníku ČR
Na základě úkolu z porady vedoucích odborů jsme provedli zjišťování v oblasti agendy
Ústředního věstníku České republiky, kterou vede Ministerstvo spravedlnosti ČR. Šlo o
prověření naplňování oznamovací povinnosti v souladu se zákonem č. 250/2000 Sb., o
rozpočtových pravidlech územních rozpočtů.
2) Zadávání údajů do databáze veřejných zakázek kraje Vysočina
Předmětem tohoto šetření bylo zjišťování správnosti údajů zadávaných do databáze veřejných
zakázek a ověření plnění vymezených povinností v této oblasti pověřenými pracovníky (odbory).
Šetření bylo vykonáno na podnět vedení úřadu a kraje v důsledku určitých signálů o
nedostatcích v databázi.
3) Prověření postupů předběžné řídící kontroly u výdajů KrÚ
Tato zakázka prověřila fungování řídící kontroly na všech odborech krajského úřadu a
identifikovala obecné nálezy – identifikované problémy se nejčastěji týkaly administrativních
pochybení (chybějící doklady prokazující schvalování v právní fázi), během zakázky byly
vyřešeny i dílčí systémové záležitosti (nastavení limitovaných příslibů správce rozpočtu tam, kde
se to ukázalo být efektivnější a administrativně méně náročnější).
4) Řízení rizik 2006
Systém řízení rizik na Krajském úřadě kraje Vysočina je formálně nastaven od poloviny roku
2005. Jeho vytvoření inicioval odbor interního auditu a zároveň se metodicky podílel na jeho
nastavení. Do systému řízení rizik je na krajském úřadě zapojeno všech 15 odborů. Je
stanovena funkce koordinátora řízení rizik. K evidenci rizik souží elektronická databáze, která je
umístěná na intranetu úřadu. V průběhu roku dochází k přijímání opatření k řízení (předcházení)
Číslo stránky
5
identifikovaných rizik. Každoročně jsou rizika aktualizována a je zpracováván aktuální Katalog
rizik úřadu. Systém řízení rizik je podrobně popsán v Pracovní pomůcce k řízení rizik, jejíž
přílohou je Návod na práci s databází „Řízení rizik“. Odbor interního auditu eviduje při
poskytování metodické a technické podpory tohoto systému spotřebu určité části pracovního
fondu, proto tyto práce zahrnujeme do poradenské zakázky.
5) Analýza rizik Fondu Vysočiny
Analýzu rizik Fondu Vysočiny jsme zpracovali na podnět vedení úřadu a nad rámec plánu
interního auditu. Oblast poskytování veřejné podpory a jakékoli administrace takové podpory
(tedy i podpory z FV) je složitě strukturovaná problematika. Naší snahou bylo problematiku rizik
FV postihnout komplexně a ve vzájemných souvislostech, ale přitom zachovat přehlednost,
jasně charakterizovat konkrétní rizika, jejich příčiny a dopady. Rizika jsme identifikovali podle
jednotlivých dílčích procesů, které v systému přidělování podpor probíhají. Ověření skutečných
nežádoucích dopadů identifikovaných rizik a především funkčnosti řídících a kontrolních
mechanismů, jako prevence vzniku nežádoucích dopadů rizik, může být až předmětem řádného
interního auditu, nikoli této analýzy rizik. Nicméně určité konkrétní nedostatky jsme v rámci
analýzy rizik zjistili. Závěrečnou zprávu z této analýzy rizik jsme konzultovali s příslušným
odborem, který má Fond Vysočiny v gesci a předložili jsme jí Radě Fondu. V ideálním případě
by tento orgán s „manažerskou“ odpovědností měl zjištěná rizika přehodnotit a případně přijmout
opatření k jejich eliminaci či snížení pravděpodobnosti výskytu a významnosti dopadu. Jednání
Rady Fondu se uskuteční v měsíci březnu 2007.
6) Metodická pomoc obcím 2006
V rámci této poradenské zakázky jsme zpracovali dotazník, provedli dotazníkové šetření mezi
všemi obcemi II. a III. stupně v kraji a vyhodnotili ho. Tuto zakázku jsme realizovali v rámci
naplňování strategického cíle krajského úřadu, který se týká zvýšení nebo udržení úrovně
poskytované metodické a odborné pomoci obcím.
C) KONZULTACE
V rámci konzultační činnosti jsme poskytovali poradenství v oblasti řídící kontroly a systému
kontrol. Z této činnosti jsme pořizovali formální dokumentaci a evidovali jsme čas, který jsme
těmto zakázkám věnovali. Ve velké míře spočívala přidaná hodnota v posouzení fungujících
kontrolních mechanismů analýzami procesů a identifikací těchto mechanismů a neformálním
doporučením či vyjádřením názoru. Šlo o procesy fungování CCS karet u zastupitelů,
zajišťování průběžné veřejnosprávní kontroly při tzv. VIP akcích, které administruje odbor
sekretariátu hejtmana, dále o doporučení a přenos know-how při výběru kontroly vzorku operací
na odboru kontroly při zajišťování veřejnosprávních kontrol a konzultace v oblasti kontrolních
mechanismů při poskytování veřejné finanční podpory v gesci odboru životního prostředí. V
jednom případě se konzultace týkala rozboru procesu stížností a porovnání s praxí ostatních
krajských úřadů. Konzultaci si vyžádal také odbor sociálních věcí a zdravotnictví při řešení
stížnosti ohledně fungování vnitřního kontrolního systému zřizované příspěvkové organizace.
V rámci poradenství jsme také účinnou měrou přispěli k přípravě veřejné zakázky na provedení
externího procesně-organizačního auditu krajského úřadu. Zástupci odboru interního auditu jsou
členy projektového týmu při realizaci této zakázky. Dva zaměstnanci odboru interního auditu
jsou školiteli vstupního vzdělávání úředníků krajského úřadu, díky kterému jsou všichni noví
zaměstnanci krajského úřadu proškoleni v oblasti systému finanční kontroly, a to jak v rámci
systému podle zákona o finanční kontrole, tak v rámci systému při sdílené správě evropských
finančních prostředků.
Průběžně poskytujeme dílčí konzultace také těm odborům nebo oddělením, které zajišťují
administraci prostředků z fondů Evropské unie.
Číslo stránky
6
V rámci této ostatní činnosti také organizačně podporujeme činnost pracovní skupiny interních
auditorů kraje Vysočina, která se schází čtyřikrát do roka a na jejíž zasedáních dochází
ke vzájemnému předávání zkušeností, informací a auditní metodiky.
2. zhodnocení výsledků veřejnosprávních kontrol vykonávaných podle § 7 odst. 2, 8, 9 a
11 zákona o finanční kontrole včetně zhodnocení přiměřenosti a účinnosti
zavedeného systému této kontroly
a) národních prostředků (příloha č. 4)
Veřejnosprávní kontroly na místě byly v roce 2006 vykonávány všemi odpovědnými zaměstnanci
podle jejich působností a v souladu se zákonem o finanční kontrole a vnitřní směrnicí k zajištění
kontrolní činnosti, a to na základě plánů kontrolní činnosti, podnětů vedení kraje, ostatních
orgánů veřejné správy nebo na základě informací uvedených ve stížnostech právnických a
fyzických osob.
Předběžné veřejnosprávní kontroly byly pravidelně vykonávány před vynaložením veřejných
výdajů při posuzování žádostí jednotlivých žadatelů o veřejnou finanční podporu z rozpočtu kraje
a fondu kraje - Fondu Vysočiny. V případě zjištění nejasností nebo rizik byla jednotlivými odbory
krajského úřadu prováděna kontrola na místě u žadatele o veřejnou finanční podporu.
Výkon
průběžných veřejnosprávních kontrol byl zaměřen zejména na dodržování stanovených
podmínek a postupů při uskutečňování, vypořádávání a vyúčtování schválených operací, na
včasnost a přesnost záznamů o nakládání s veřejnými prostředky a o uskutečňovaných
operacích.
Předběžná a průběžná veřejnosprávní kontrola byla vykonávána všemi odpovědnými
zaměstnanci u žadatelů a příjemců veřejné finanční podpory v rámci finančního řízení.
Průběžné veřejnosprávní kontroly
na místě byly prováděny u příspěvkových organizací
zřizovaných krajem v resortu školství, sociálních věcí a zdravotnictví, dopravy a kultury, u
příjemců podpor poskytnutých z rozpočtu kraje a fondu kraje.
Následných veřejnosprávních kontrol bylo u příspěvkových organizací zřizovaných krajem
v resortech školství, zdravotnictví, sociální věci a kultura v roce 2006 provedeno celkem 33,
z toho 7 mimořádných, u příjemců podpor poskytnutých z rozpočtu kraje a z Fondu Vysočiny
bylo provedeno celkem 95 kontrol, dále byla provedena 1 kontrola u základní školy zřizované
obcí.
U příspěvkových organizací kraje byly kontroly zaměřeny na dodržování právních předpisů,
schválených rozpočtů a pokynů zřizovatele a na ověření údajů o hospodaření s veřejnými
prostředky, tzn. na věrné zobrazení zdrojů, stavu a pohybu veřejných prostředků a zda tyto
údaje odpovídají skutečnostem rozhodným pro uskutečnění veřejných příjmů, výdajů a
nakládání s veřejnými prostředky.
Provedenými veřejnosprávními kontrolami bylo zjištěno nedodržení některých obecně
závazných právních předpisů, zejména v oblasti účetnictví (nesprávné postupy účtování,
evidence a inventarizace majetku), nakládání s majetkem, vnitřního kontrolního systému,
odměňování, cestovních náhrad, hospodaření s fondy a vnitřních norem kontrolovaných osob.
Na základě zjištěných nedostatků byla vždy vyžadována opatření k odstranění nedostatků.
Porušení rozpočtové kázně bylo u příspěvkových organizací kraje zjištěno v loňském roce ve
dvou případech. Odvod byl rozhodnutím rady kraje uložen 1 příspěvkové organizaci, další
porušení je v současné době řešeno. Policii ČR byla předána dvě podezření na spáchání
Číslo stránky
7
trestného činu týkající se nedodržení zákona o veřejných zakázkách příspěvkovými
organizacemi kraje. Počátkem roku 2007 byly oba případy Policií ČR odloženy a Úřadem pro
ochranu hospodářské soutěže byly těmto organizacím uloženy pokuty za nedodržení zákona o
veřejných zakázkách.
U příjemců veřejných finančních podpor poskytnutých z rozpočtu kraje a z Fondu Vysočiny byly
následné veřejnosprávní kontroly zaměřeny na ověření dodržení podmínek poskytnutí podpor.
Těmito kontrolami bylo ve třech případech zjištěno porušení rozpočtové kázně.
Počet provedených následných veřejnosprávních kontrol vycházel z personálního obsazení
oddělení veřejnosprávní kontroly (7 zaměstnanců vykonávajících následnou veřejnosprávní
kontrolu). Vzhledem k velkému počtu zřizovaných příspěvkových organizací kraje (k 31. 12.
2006 celkem 145 organizací) je tudíž mnohdy problematické zajistit obecně požadovanou
periodicitu provádění následných kontrol.
Je možno konstatovat, že v rámci kraje byl v průběhu roku 2006 dále rozšiřován výkon
průběžných kontrol u příspěvkových organizací a žadatelů a příjemců veřejných finančních
podpor jakožto kontrol veřejnosprávních, prováděných v souladu se zákonem o finanční
kontrole.
Oproti roku 2005 byl v roce 2006 zkontrolován následnými veřejnosprávními kontrolami na místě
vyšší objem veřejných příjmů a veřejných výdajů. Důvodem bylo zaměření většího množství
kontrol na hospodaření příspěvkových organizací kraje. Předběžnými a průběžnými kontrolami
byl v loňském roce zkontrolován přibližně stejný objem veřejných příjmů a výdajů jako v roce
2005.
b) zahraničních prostředků (příloha č. 5)
Kraj Vysočina je nositelem celkem šesti grantových schémat, prostřednictvím kterých jsou
čerpány prostředky ze strukturálních fondů, z toho 5 grantových schémat prostřednictvím
Společného regionálního operačního programu a jedno grantové schéma prostřednictvím
Operačního programu rozvoje lidských zdrojů.
V roce 2006 bylo provedeno v rámci grantových schémat celkem 181 veřejnosprávních kontrol
na místě, z toho v rámci grantových schémat napojených na čerpání prostředků ze Společného
regionálního operačního programu celkem 170 kontrol a v rámci grantového schématu
Operačního programu rozvoje lidských zdrojů celkem 11 kontrol. Z celkového počtu těchto
kontrol bylo 67 kontrol předběžných – ex ante a 114 kontrol průběžných – interim. Kontrolami
byla ověřována připravenost jednotlivých akcí a splnění podmínek pro poskytnutí podpory u
žadatelů a dále průběžná fyzická realizace akcí a úhrady průběžných nákladů včetně
administrativních kontrol i kontrol na místě před proplacením akcí.
V roce 2006 nebyla krajem Vysočina provedena žádná veřejnosprávní kontrola u
předstrukturálních fondů a žádná veřejnosprávní kontrola prostředků ze zahraničí poskytnutých
na základě mezinárodních smluv nebo poskytnutých k plnění úkolů veřejné správy.
3. uvedení hlavních nedostatků, které v hodnoceném období zásadním způsobem
nepříznivě ovlivnily činnost orgánu veřejné správy včetně stručné charakteristiky
jejich příčin
Žádné takové nedostatky nebyly v hodnoceném období identifikovány.
Číslo stránky
8
a) postupu, který je v rozporu s obecně závaznými pravidly pro zadávání veřejných zakázek
V hodnoceném období nedošlo ke speciálnímu posouzení shody závazných pravidel pro
zadávání veřejných zakázek, vnitřní kontrolní systém, ani provedené kontroly nesignalizovaly
takové rozpory. Úřad neřešil ani žádnou nestandardní situaci v této oblasti (např. přezkum ze
strany ÚOHS).
b) porušování mezinárodně uznávaného principu finančního řízení a kontroly veřejných financí,
spočívajícím ve vytváření podmínek, které zamezují ovládat všechny činnosti v procesu schvalování, zpracování, evidování a kontroly operací jednou osobou Ani vnitřní kontrolní systém, ani interní audity nebo jiné typy kontrol neidentifikovaly porušení
principu odděleného schvalování, evidování a kontroly operací.
c) neregulovaného přístupu k nakládání s veřejnými prostředky obecným nebo zvláštním
zmocněním a nedbalému přístupu k soustavnému vytváření podmínek pro zamezení
nehospodárného využívání veřejných prostředků a výkonu neefektivních nebo neúčelných
činností při zajišťování výkonu veřejné správy
Ani v této oblasti nebyly identifikovány konkrétní problémy, které by byly výsledkem kontrol nebo
interních auditů. Vzhledem k tomu, že interní audity byly v některých případech vykonávány i
jako audity výkonů (např. audit systému dopravní obslužnosti) i s ohledem na to, že systém
rozdělování finančních prostředků je předmětem ex-ante kontroly i ex-post kontroly při
sestavování a hodnocení čerpání rozpočtu, nebyly identifikovány žádné významné nedostatky.
d) neschopnosti řádně doložit veřejné prostředky, jejíž příčinou jsou zpravidla nepovolené
úpravy v záznamech nebo dokladech, chybné zaznamenávání nebo nezaznamenání účetních
případů, ve značné frekvenci chyb v účetních a jiných evidencích, v nedodržování přiměřených
lhůt a stanovených postupů inventarizace skutečného stavu veřejných prostředků včetně
nedůslednosti a průtahů při vypořádání zjištěných nesrovnalostí
Inventarizace jako základní kontrolní mechanismus účetnictví je předmětem externího ověřování
účetní závěrky a systému účetnictví při přezkumu hospodaření kraje ministerstvem financí.
Ostatní záležitosti, týkající se zabezpečení příslušné auditní stopy a chybovosti v evidencích,
byly ověřovány vždy v rámci interních auditů.
e) nežádoucím zásahům směřujícím k ovlivnění zaměstnanců vykonávajících finanční kontrolu,
které ohrožují nebo znemožňují její objektivní výkon ve smyslu § 5 zákona o finanční kontrole
Existenci takových situací neodhalily ani provedené interní audity, ani vnitřní nebo jiné kontroly.
4. Informace o finančních kontrolách vykonaných podle vyhlášených mezinárodních
smluv, kterými je Česká republika vázána a o jejich výsledcích, které poskytly
mezinárodním organizacím na základě jejich vyžádání (§ 24 odst. 5 zákona)
V rámci činnosti krajského úřadu nebyly v roce 2006 vykonány žádné finanční kontroly podle
mezinárodních smluv.
Číslo stránky
9
5. Přehled a charakteristika opatření přijatých vedoucím orgánu veřejné správy
a) zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti
Ke zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti přispívá fungování vnitřního kontrolního
systému a systém stanovování strategických cílů, o kterém se zmiňuje zpráva na jiném místě.
Ke zkvalitnění řízení budou využita i doporučení probíhajícího externího procesně organizačního
auditu. Dále k němu přispívají i doporučení z jednotlivých interních auditů - jako příklad můžeme
uvést např. doporučení zavést do projektového řízení softwarovou podporu, která slouží jak
k řízení vlastních projektů, tak jako podpora finančních toků, rozhodování o uznatelných
nákladech apod. Tento software budou v roce 2007 v první vlně využívat útvary, které budou
realizovat významné krajské individuální projekty financované ze zdrojů EU. Později se počítá
s jeho využitím i v ostatních programech.
b) zabezpečení účinnosti vnitřního kontrolního systému
K účinnosti zavedeného vnitřního kontrolního systému přispívala opatření uvedená v první části
této zprávy i všechna opatření, která jsou výsledkem interních auditů.
c) průběžnému sledování řešených problémů a zvládání důsledků negativních jevů
K průběžnému sledování řešených problémů a zvládání důsledků negativních jevů přispívají
běžné systémy manažerské kontroly (porady, sledování plnění úkolů z porad a usnesení rady
kraje a zastupitelstva). Přispěly k němu i systémy monitoringu při rozdělování prostředků
z rozpočtu kraje a výstupy datového skladu (např. sledování provozních ukazatelů kraje v oblasti
výdajů na vzdělávání, ICT, telefonů, autoprovozu a energií) i zapojení krajského úřadu do
meziúřadových aktivit, např. tzv. benchmarkingové aktivity, které umožňují reagovat na dobrou
praxi ostatních úřadů ve vybraných oblastech a zapojování do systému zvyšování kvality veřejné
správy, které v sobě více či méně obsahují i oblasti, úzce související s fungováním vnitřního
kontrolního systému.
3. Souhrnné zhodnocení
Kraj Vysočina jako orgán veřejné správy vykonával v roce 2006 svou kontrolní činnost v souladu
s právními předpisy upravujícími oblast finanční kontroly.
Veškeré povinnosti stanovené zákonem o finanční kontrole a prováděcí vyhláškou byly
promítnuty do vnitřních norem. Orgány kraje a ředitel krajského úřadu vymezili pravomoci a
odpovědnosti jednotlivých vedoucích a ostatních zaměstnanců. Všem odpovědným
zaměstnancům byly jejich povinnosti určeny v pracovních náplních. Finanční kontrola je
nedílnou součástí finančního řízení a průběžně je sledována a ověřována její funkčnost
manažerskou a veřejnosprávní kontrolou. Interní audity a vnitřní kontrola poskytují dostatečnou
míru ujištění o fungování a účinnosti vnitřních kontrolních mechanismů.
Kraji byly předloženy zprávy o výsledcích finančních kontrol za rok 2006 všemi 145
příspěvkovými organizacemi zřízenými krajem k 31. 12. 2006, přičemž všemi organizacemi byla
zpráva zpracována prostřednictvím Modulu ročních zpráv.
Povinnost předložit každoročně zprávu o výsledcích finančních kontrol je zákonem o finanční
kontrole stanovena také obcím jako orgánům veřejné správy. V kraji Vysočina bylo k 31. 12.
2006 celkem 704 obcí, z tohoto počtu předložilo zprávu 608 obcí, tj. 86%. Z předložených zpráv
Číslo stránky
10
bylo pouze 26 zpráv podáno elektronicky prostřednictvím Modulu ročních zpráv, což při
zadávání jednotlivých zpráv obcí do Modulu „ručně – jednotlivě“ přineslo vysokou administrativní
náročnost. V meziročním srovnání se počet obcí, které zaslaly zprávu o výsledcích finančních
kontrol zvýšil o 5%.
V některých případech obce opět vykázaly jako objem zkontrolovaných prostředků
veřejnosprávními kontrolami výši rozpočtových příjmů a výdajů samotné obce či byly zasílány
zápisy z jednání finančního a kontrolního výboru obce nebo jiné dokumenty (např. různé
záznamy a zprávy z kontrol), které nahrazovaly požadované vyhodnocení výsledků řídících a
veřejnosprávních kontrol prováděných obcemi.
Zpracovali:
Ing. Eva Janoušková
vedoucí odboru interního auditu
Ing. Michal Ňachaj
vedoucí odboru kontroly
Ing. Iva Ďásková
vedoucí oddělení veřejnosprávní kontroly
odbor kontroly
V Jihlavě dne 5. 3. 2007
Schválila:
JUDr. Simeona Zikmundová
ředitelka Krajského úřadu kraje Vysočina
Číslo stránky
11
