Český telekomunikační úřad
Čj.: ČTÚ- 6 924/2015 - 607
se sídlem Sokolovská 219, Praha 9
Samostatné oddělení interního auditu
ROČNÍ ZPRÁVA O VÝSLEDCÍCH FINANČNÍCH KONTROL
ZA ROK 2014
Praha dne:
17. 2. 2015
Zpracoval:
Ing. Martin Dořičák
samostatné oddělení interního auditu
Praha dne:
Souhlasí:
………………………………………………
Ing. Mgr. Jaromír Novák
předseda Rady Českého telekomunikačního úřadu
OBSAH
I.
Úvod …………………..……………………………….……………………….............. 3
II.
Zhodnocení výsledků finančních kontrol …………….……………………............... 3
III.
Vnitřní kontrolní systém ………………………………………………………………. 3
IV.
Činnost oddělení interního auditu ..………………………………………………….. 4
V.
Podklad pro schvalování účetní závěrky …..………………………………………… 8
VI.
Závěr……………………………………………………………………………………… 9
Přílohy:
a) Tabulka vybraných ukazatelů v roce 2014 (příloha č. 2 k vyhlášce č. 416/2004 Sb.)
b) Tabulka údajů o výsledcích interního auditu v roce 2014 (příloha č. 3 k vyhlášce
č. 416/2004 Sb.)
Roční zpráva MF ČR 2014 2/10 17. 2. 2015
I.
ÚVOD
Podle § 32 a 33 vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o
finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole),
ve znění pozdějších předpisů (dále jen „vyhláška“) je Český telekomunikační úřad (dále jen
„Úřad“ nebo „ČTÚ“), jako správce kapitoly státního rozpočtu, povinen předkládat
v elektronické podobě Ministerstvu financí ČR (dále jen „MF ČR“) Roční zprávu o výsledcích
finančních kontrol za uplynulý rok.
II.
ZHODNOCENÍ VÝSLEDKŮ FINANČNÍCH KONTROL
V roce 2014 nebyly u ČTÚ provedeny finanční kontroly ve znění zákona č. 320/2001 Sb.
zákona o finanční kontrole. V roce 2014 byla u ČTÚ provedena kontrola dle zákona
č. 185/2001 Sb., o odpadech a dle vyhlášky č. 520/2005 Sb. o rozsahu hotových výdajů a
ušlého výdělku.
III.
VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM
Zásady vnitřního kontrolního systému Českého telekomunikačního úřadu jsou definovány
v interním předpisu - Závazném pokynu ČTÚ č. 31/2014, který upravuje jednotný postup
pro nastavení vnitřního řídícího a kontrolního systému v rámci Českého telekomunikačního
úřadu. Tento závazný pokyn byl v průběhu roku 2014 aktualizován v souladu s doporučeními
mimořádného interního auditu, který byl proveden SO 607 v roce 2013 ve spolupráci
s externím auditorem v oblasti dodržování právních předpisů v oblasti příjmů a výdajů ČTÚ.
Vnitřní kontrolní systém Úřadu tvoří:
a) systém finančního řízení a kontroly (řídící kontrola),
b) systém interního auditu podle závazného pokynu Úřadu, kterým se upravuje
provádění interního auditu v Úřadu,
c) systém řízení rizik.
Všichni vedoucí zaměstnanci Úřadu jsou v rámci vymezených povinností, pravomocí
a odpovědností povinni zajistit fungování vnitřního kontrolního systému. Současně jsou
povinni podávat předsedovi Rady Úřadu včasné a pravdivé informace o výsledcích
dosahovaných při plnění stanovených úkolů, o vzniku významných rizik, o závažných
nedostatcích v činnosti Úřadu a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě.
V souladu s vnitřním předpisem ZP ČTÚ č. 31/2014 a dle zákona o finanční kontrole byly
v roce 2014 prováděny v jednotlivých útvarech Úřadu např. tyto řídící kontroly:
─ plnění plánu hlavních úkolů Úřadu,
─ čerpání dílčích rozpočtových položek spravovaných jednotlivými odbory,
Roční zpráva MF ČR 2014 3/10 17. 2. 2015
─ evidence a vymáhání pohledávek,
─ rozhodování ve správním řízení, dodržování postupů daných správním řádem,
─ postupy při manipulaci s dokumenty, které obsahují utajované skutečnosti,
─ dodržování interních předpisů Úřadu se zvláštním zřetelem k legislativním změnám,
─ vyhodnocení plnění úkolů vyplývajících z uzavřených smluv,
─ správnost dat v příslušných databázích,
─ činnost ochrany spotřebitele,
─ BOZP a PO,
─ využívání pracovní doby a její evidence,
─ využívání služebních mobilních telefonů, kontrola a evidence úhrad od zaměstnanců,
─ vyhodnocování provozu pobočkové ústředny,
─ účelnost a efektivnost provozu při využívání služebních motorových vozidel,
─ sledování limitu finančních prostředků určených na drobné nákupy a pohoštění,
─ sledování efektivního využití plánovaných finančních prostředků na vzdělávání
zaměstnanců,
─ nakládání s hmotným majetkem ČTÚ.
V průběhu výkonu řídící kontroly nebyla vedoucími zaměstnanci v roce 2014 zjištěna
významná pochybení. Drobné nedostatky byly odstraněny na místě, následným projednáním
při poradách jednotlivých útvarů nebo dle stanovených termínů. Ve dvou případech bylo
v průběhu sledovaného období zjištěno vyřizování stížností v neúměrně dlouhých lhůtách
a neplnění pokynu vedoucího odboru ohledně lhůt pro zakládání spisů. Toto porušení
pracovních povinností bylo řešeno snížením osobního příplatku.
V roce 2014 nebyl v rámci výkonu řídící kontroly zjištěn případ, který by svědčil o tom, že se
s veřejnými finančními prostředky nakládalo nehospodárně, neefektivně, neúčelně nebo
v rozporu s právními předpisy. Zaměstnanci Úřadu byli pravidelně seznamováni s novými
informacemi vyplývajícími z porad předsedy Rady Úřadu, s novými legislativními normami
i vnitřními předpisy.
Společným problémem všech odborů pro oblasti je množství sporů ve věci finančního plnění
mezi osobou vykonávající komunikační činnost a účastníkem, resp. uživatelem, i když je
nutno konstatovat, že na základě opatření přijatých vedením Úřadu (navýšení počtu
zaměstnanců v průběhu roku 2014 na základě usnesení vlády č. 528/2013), došlo
k podstatnému snížení počtu případů, u kterých bylo zjištěno nedodržení lhůt a jejich počet
stále klesá. Za daného stavu nebylo možno ve sledovaném období ve všech případech
dodržet lhůty stanovené správním řádem a vyloučit chybovost při zpracování výsledných
dokumentů.
Roční zpráva MF ČR 2014 4/10 17. 2. 2015
IV.
ČINNOST ODDĚLENÍ INTERNÍHO AUDITU
IV. 1 AUDIT ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK V ROCE 2013 A PROVĚŘENÍ
FINANČNÍHO PLNĚNÍ VYBRANÝCH SMLUV byl realizován v období 13. 1. – 28. 2. 2014.
Postup zadávání veřejných zakázek (dále také „VZ“) Českým telekomunikačním úřadem
(dále také „ČTÚ“) byl ověřen na vzorku 9-ti veřejných zakázek zadaných v roce 2013.
Cílem auditu bylo ověření procesu zadávání veřejných zakázek v podmínkách Českého
telekomunikačního úřadu a jeho soulad se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných
zakázkách, ve znění pozdějších předpisů a relevantními vnitřními předpisy. Auditoři také
ověřovali nastavení procesu sledování a kontroly finančního plnění vybrané smlouvy (včetně
dodatků) uzavřené v souvislosti s veřejnou zakázkou a zadané v roce 2010, včetně kontroly
výše skutečně uhrazené ceny za dobu plnění veřejné zakázky. Auditoři ověřili přiměřenost a
účinnosti řídících a kontrolních mechanismů auditovaných procesů a identifikovali
potencionální rizika auditovaných procesů.
Auditoři upozornili vedení Úřadu na následující potencionální rizika v auditovaném procesu:
Riziko nedodržení zásad transparentnosti, rovného zacházení a zákazu
diskriminace dle § 6 zákona č. 137/2006 Sb.
Riziko vzniku nehospodárnosti v důsledku nestanovení sankce z pozdního
dodání předmětu plnění VZ
Doporučení a přijatá opatření
Auditoři doporučili zvážit zajištění účasti zástupce odboru legislativního a právního v komisi
pro otevírání obálek a v hodnotící komisi u všech VZ, kde se takové komise sestavují,
aktualizovat interní předpisy. V případech, kdy jsou žádanky a objednávky vystaveny
na základě uzavřené smlouvy, vždy do nich uvádět číslo smlouvy, na základě které je
požadavek poptáván tak, aby bylo číslo objednávky/přijaté faktury jednoznačně
identifikováno s číslem smlouvy.
IV. 2 AUDIT SYSTÉMU ZAJIŠŤOVÁNÍ ZKOUŠEK ZPŮSOBILOSTI K OBSLUZE
VYSÍLACÍCH RÁDIOVÝCH ZAŘÍZENÍ A VYDÁVÁNÍ PRŮKAZŮ ODBORNÉ ZPŮSOBILOSTI
byl realizován v období 3. 3. – 30. 4. 2014.
Cílem auditu bylo ověření systému zajišťování zkoušek způsobilosti k obsluze vysílacích
rádiových zařízení a vydávání průkazů odborné způsobilosti v podmínkách Českého
telekomunikačního úřadu.
Auditoři konstatovali, že systém zajišťování zkoušek způsobilosti k obsluze vysílacích
rádiových zařízení a vydávání průkazů odborné způsobilosti je v rámci Úřadu nastaven,
zavedené řídící a kontrolní mechanismy jsou aplikovány a jsou převážně účinné. Oslabené
řídící a kontrolní mechanismy auditoři identifikovali v oblasti prokazování komunikace
Roční zpráva MF ČR 2014 5/10 17. 2. 2015
v anglickém jazyce a znalosti letecké frazeologie v případech, kdy je pro získání průkazů
odborné způsobilosti vyžadována ústní zkouška.
Byl zjištěn ojedinělý nesoulad mezi vybraným vzorkem a zkušebním řádem ČTÚ,
kterým je stanoven postup při provádění zkoušek k prokázání odborné způsobilosti k obsluze
vysílacích rádiových zařízení, při prodlužování platnosti průkazů odborné způsobilosti a
při vydávání duplikátů těchto průkazů.
Auditoři upozornili vedení Úřadu na následující potencionální rizika v auditovaném procesu:
Riziko netransparentnosti
Riziko oslabených mechanismů řídící kontroly
Riziko nedodržování vnitřních předpisů.
Doporučení a přijatá opatření
Auditoři
doporučili důsledně dodržovat ustanovení Zkušebního řádu Českého
telekomunikačního Úřadu při prodlužování platnosti průkazů odborné způsobilosti a
při vydávání duplikátů těchto průkazů nebo realizovat jeho úpravu tak, aby byl v souladu se
současnou praxí. Auditoři dále doporučili posílit řídící kontrolu v oblasti prokazování
komunikace v anglickém jazyce a znalosti letecké frazeologie v případech, kdy je pro získání
průkazů odborné způsobilosti tato ústní zkouška vyžadována a na internetových stránkách
Úřadu zveřejnit kritéria úspěšnosti pro složení ústní zkoušky.
IV. 3 AUDIT INVENTARIZACE MAJETKU A POHLEDÁVEK ČTÚ byl realizován v
období
2. 5. – 30. 6. 2014.
Základním cílem provedeného interního auditu bylo prověření systému provádění
inventarizace majetku a pohledávek ČTÚ se zaměřením na posouzení vlivu na úplnost a
průkaznost účetní závěrky. Samostatné oddělení interního auditu se v rámci tohoto auditu
mělo mimo jiné zabývat i oblastí inventarizace pohledávek v rámci ČTÚ resp. jejím vlivem
na úplnost a průkaznost účetní závěrky.
Na
základě
auditních
šetření
bylo
zjištěno,
že
vnitřní
kontrolní
systém
v auditovaných oblastech je zaveden a je funkční, ale v některých svých částech vykazuje
možná rizika, která spočívají v neúčinném výkonu řídící kontroly při provádění inventarizace
pokladny. Auditoři zjistili nesoulad harmonogramu inventarizace s požadavky vyhlášky
č. 270/2010 Sb., O inventarizaci majetku a závazků, kdy harmonogram inventarizace
neobsahoval všechny náležitosti požadované touto vyhláškou. Nedoložením/neúčastí
odborného zaměstnance při inventarizaci skladu zásob kancelářských potřeb by mohlo dojít
k riziku nekvalitně provedené inventury s dopadem na celkovou inventarizaci organizace
resp. účetní závěrku.
Roční zpráva MF ČR 2014 6/10 17. 2. 2015
Auditoři upozornili vedení Úřadu na následující potencionální rizika v auditovaném procesu:
Nekvalitně provedená inventarizace pokladny
Porušení vyhlášky č. 270/2010 Sb.; nemožnost naplánování provedení
kontroly výkonu inventur jednotlivých DIK Ústřední inventarizační komisí.
Možnost vzniku neopodstatněných inventarizačních rozdílů s vlivem
na celkovou inventarizaci resp. účetní závěrku
Porušení čl. 7 odst. 4 Závazného pokynu č. 5/2007.
Doporučení a přijatá opatření
Auditoři doporučili inventarizaci korunové pokladny dokládat všemi potřebnými doklady,
doplnit plán inventur o požadavky vyhlášky č. 270/2010 Sb., zajistit/doložit účast hmotně
odpovědného zaměstnance s odbornou znalostí inventované oblasti v DIK, zajistit jmenovací
listiny pro všechny členy DIK, tak aby naplněn požadavek interního závazného pokynu a
relevantní pracovníci by měli provádět kontrolu těchto skutečností.
IV. 4 AUDIT SYSTÉMU VÝKONU KONTROLY V OBLASTI ELEKTRONICKÝCH
KOMUNIKACÍ A POŠTOVNÍCH SLUŽEB byl realizován v období 1. 7. – 29. 8. 2014.
Tento interní audit měl ověřit systém a soulad výkonu kontroly v oblasti elektronických
komunikací a poštovních služeb se zaměřením na změnu legislativy a metodické vedení
v podmínkách Českého telekomunikačního úřadu.
Po provedeném auditu byl konstatován soulad provádění výkonu kontroly v oblasti
elektronických komunikací a poštovních služeb se zákonem č. 255/2012 Sb., o kontrole
(kontrolní řád). Auditovaný systém je v rámci Úřadu nastaven, zavedené řídící a kontrolní
mechanismy jsou aplikovány a plní cíle řízení a kontroly. Řídící a kontrolní mechanismy
auditovaného systému jsou dále posíleny koordinací postupu odborů pro oblasti k zajištění
objektivního výsledku kontroly v elektronických komunikacích v přípravné i realizační části
kontroly, jakož i zpracování výstupů kontroly v protokolech.
V auditovaném systému nebyla auditory identifikována potencionální rizika, proto nebyla
formulována ani žádná doporučení.
IV. 5 AUDIT SYSTÉMU POSKYTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD PŘI PRACOVNÍCH
CESTÁCH V RÁMCI ČESKÉ REPUBLIKY byl realizován v období 1. 9. – 31. 10. 2014.
Cílem vykonaného auditu bylo posoudit, zda je řídící a kontrolní systém při poskytování
cestovních náhrad při pracovních cestách v rámci České republiky nastaven přiměřeně a
účinně.
Roční zpráva MF ČR 2014 7/10 17. 2. 2015
Auditoři zjistili, že dochází k pozdnímu vyúčtování cestovného, a tak není nedodržována
lhůta pro vyúčtování stanovených interním předpisem.
Z provedeného šetření vyplynula negativní zjištění, ke kterým se váží níže uvedená hlavní
rizika:
Pozdní vyúčtování cestovného
Doporučení a přijatá opatření
Auditoři doporučili posílit řídící kontrolu v této oblasti.
IV. 6 AUDIT OVĚŘOVÁNÍ PLNĚNÍ PŘIJATÝCH DOPORUČENÍ Z REALIZOVANÝCH
AUDITŮ (03/2012, M01/2013, N01/2013, 01/2013, 02/2013, 03/2013, 04/2013, 05/2013,
01/2014, 02/2014) byl realizován v období 14. 11. – 31. 12. 2014.
Cílem tohoto auditu bylo ověření plnění opatření, která byla přijata ve formě Schvalovacích
doložek u deseti auditů uskutečněných v roce 2012, 2013 a 2014.
Celkem bylo ověřeno 40 doporučení. Auditoři doporučili nadále sledovat a vyhodnocovat
plnění doporučení spojených se zadáváním veřejných zakázek, zajištěním jmenovitého
pověření k výkonu funkcí příkazce operace a hlavní účetní s uvedením jmenovitě
pověřených zástupců. Předmětem ověřování plnění přijatých doporučení bude prověření a
zhodnocení dodržování, plnění a nastavení problematiky řízení a mapování rizik ČTÚ a
úprava reportu v modulu PSD a využitím MOSS pro statistické účely ČTÚ.
Doporučení a přijatá opatření
Z tohoto auditu nevyplynula žádná další doporučení, plnění některých dříve uložených
opatření bude pokračovat.
V.
PODKLAD PRO SCHVALOVÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY
Dle § 5 písm. c) vyhlášky č. 220/2013 Sb., o požadavcích na schvalování účetních závěrek
některých vybraných účetních jednotek jsou zprávy samostatného oddělení interního auditu
o zjištění z provedených auditů a roční zpráva jedním z podkladů pro schvalování účetní
závěrky Úřadu.
Audit č. N01/2014-607
Od 1. 1. 2015 byl na ČTÚ zaveden nový ekonomicko-personální informační systém, který by
měl nedostatky identifikované v rámci auditu M01/2014-607 odstranit. V této souvislosti bude
po praktickém zavedení ekonomicko-personálního systému aktualizována interní směrnice
Zásady oběhu účetních dokladů.
Roční zpráva MF ČR 2014 8/10 17. 2. 2015
Audit č. 03/2014 - 607
V rámci tohoto auditu bylo zjištěno, že hrozí riziko neopodstatněných inventarizačních rozdílů
z důvodu
nepřítomnosti/nedoložení
účasti
hmotně
odpovědného
zaměstnance
při inventarizaci skladu zásob.
Vedení Úřadu přijalo doporučení, jehož realizace by měla vést k odstranění tohoto
nedostatku.
VI.
ZÁVĚR
Dne 13. 12. 2013 byl předsedou Rady Českého telekomunikačního úřadu schválen „Plán
činnosti samostatného oddělení interního auditu na rok 2014“ s šesti plánovanými audity,
který byl v březnu 2014 aktualizován. Aktualizace plánu byla provedena v souvislosti se
zavedením sledování plnění přijatých doporučení z realizovaných auditů v průběhu roku
resp. Auditem ověřování plnění přijatých doporučení z realizovaných auditů provedeného
v měsících listopad až prosinec. V roce 2014 zaměstnanci samostatného oddělení interního
auditu tedy plnili cíle stanovené v plánu interního auditu resp. v jeho aktualizaci.
V průběhu roku 2014 byly realizovány a ukončeny všechny plánované audity. Audit
ověřování plnění přijatých doporučení z realizovaných auditů byl proveden formou
následného auditu. Celkem bylo auditory ve zprávách a následně ve schvalovacích
doložkách z auditů navrženo 18 doporučení. Všechna doporučení byla předsedou Rady ČTÚ
schválena.
Při realizaci plánovaných auditů ověřovali auditoři existenci uvědomělého procesu řízení rizik
v ČTÚ, přijímání odpovídajících opatření k vyloučení nebo zmírnění rizik a dále přiměřenost
a účinnost řídích a kontrolních mechanismů auditovaných procesů.
V rámci činnosti samostatného oddělení interního auditu byly v roce 2014 zjištěny
skutečnosti, které by mohly mít vliv na úplnost a průkaznost účetnictví. Jednalo se zejména
o rizika identifikovaná v rámci auditů č. N01/2014 – 607 resp. M01/2013 – 607 a č. 03/2014 -
607. K minimalizaci těchto rizik přijalo vedení Úřadu doporučení, která byla auditní skupinou
navržena.
V souladu se zákonem o finanční kontrole byla zpracována a Ministerstvu financí ČR
ve stanovené formě a termínu předložena roční zpráva o výsledcích finančních kontrol za rok
2013. Rovněž byla zpracována roční zpráva o činnosti samostatného oddělení interního
auditu za rok 2014 a zpráva o výsledcích řídících kontrol za rok 2014. V roce 2014 byla
rovněž zpracována a pro informaci předsedovi Rady ČTÚ předložena zpráva z interního
hodnocení kvality interního auditu v ČTÚ. Dne 10. prosince 2014 byl schválen plán
samostatného oddělení interního auditu na rok 2015.
Roční zpráva MF ČR 2014 9/10 17. 2. 2015
V rámci metodické činnosti zaměstnanci SOIA spolupracovali zejména při připomínkování
návrhů právních a vnitřních předpisů a poskytovali jednotlivým útvarům Úřadu konzultace
a vyjádření.
V roce 2014 se zaměstnanci SO 607 dále vzdělávali formou samostudia a účastnili se
několika vzdělávacích kurzů z oblasti interního auditu a finanční kontroly pořádaných např.
Českým institutem interních auditorů a Českým a moravským účetním dvorem.
V roce 2014 nedošlo při výkonu činnosti ke zdánlivému či faktickému narušení nezávislosti
nebo objektivity interních auditorů ČTÚ.
Roční zpráva MF ČR 2014 10/10 17. 2. 2015