Kraj Vysočina
Příloha č. 1a k vyhlášce č. 416/2004 Sb.
Zpráva o výsledcích finančních kontrol za rok 2004
I.
Souhrnné zhodnocení výsledků finančních kontrol zajišťovaných orgánem
veřejné správy a přiměřenosti a účinnosti zavedeného systému finanční kontroly
zahrnuje:
1. zhodnocení výsledků řídící kontroly podle § 26 a 27 zákona o finanční
kontrole (příloha č. 2), výsledků interního auditu podle § 28 a 29 zákona o
finanční kontrole (příloha č. 3) a přiměřenosti a účinnosti vnitřního kontrolního
systému ve smyslu § 25 zákona o finanční kontrole
a) vytváření podmínek pro příznivé kontrolní prostředí v orgánu veřejné správy
Kontrolní prostředí krajského úřadu je zarámováno vnitřní směrnicí
k provádění kontrolní činnosti, ustanoveními v organizačním řádu, která
vymezují všem útvarům a vedoucím zaměstnancům působnost k výkonu
finanční kontroly a podrobnými pracovními náplněmi. Na pracovních
seminářích a metodických schůzkách uvnitř úřadu jsou odpovědní
zaměstnanci informováni o změnách v kontrolním prostředí, vyvolaných
změnou vnějších podmínek (legislativních nebo v souvislosti s procesy
implementace procesů souvisejících s čerpáním prostředků z fondů Evropské
unie). Kontrola je nedílnou součástí řídící práce na středním stupni
managementu, na nejvyšší úrovni řízení jsou kontrolní procesy posíleny
fungování oddělením vnitřní kontroly. Ujištění pro vedení o fungování
kontrolních i řídících mechanismů poskytuje pro top management interní audit.
b) fungování systému určování závažnosti rizik spojených se zajišťováním
stanovených úkolů a schválených cílů orgánu veřejné správy včetně rizik
spojených s vlivem vnějšího prostředí na činnost tohoto orgánu
V průběhu kalendářního roku 2004 se uskutečnil pro všechny vedoucí
zaměstnance seminář k řízení rizik, který zajišťovali zaměstnanci renomované
mezinárodní konzultantské společnosti. Tento seminář nastartoval proces
systémového řízení rizik na úřadě. Proces zahrnuje analýzu, identifikaci a
hodnocení rizik prostřednictvím IT nástroje, umístěného na intranetu.
Následně zahrnuje zpracování katalogu rizik a mapy rizik. V současné době je
celý systém ve zkušebním provozu, s jeho komplexním reálným využitím se
počítá v prvním čtvrtletí roku 2005. Co se týče zahraniční pomoci, jsou
systémy řízení rizik zabudovány v systémech řízení těchto výdajů jako jejich
nedílná součást, ve většině případů jsou tyto specifické systémy řízení rizik
součástí vnitřních předpisů (manuálů), které upravují čerpání prostředků
z fondů v rámci Společného regionálního operačního programu. Tam, kde kraj
vystupuje jako příjemce (nositel grantových schémat), je kvalitní řízení rizik
předpokladem k potlačení nehospodárného, neefektivního a neúčelného
využívání těchto zdrojů, proto je mu věnována ze strany příslušných
projektových manažerů náležitá pozornost.
c) organizace odpovědností příslušných vedoucích a ostatních zaměstnanců
orgánu veřejné správy, spojená především s jejich jednoznačným vymezením
zejména v případech delegování odpovědnosti a zřetelným oddělením funkcí
mezi zaměstnanci, kteří se podílejí na přípravě a přímém uskutečňování
operací a zachycování dopadu těchto operací v příslušných evidencích pro
účely finančního výkaznictví
Odpovědnost vedoucích zaměstnanců a ostatních zaměstnanců orgánu
veřejné správy za uskutečňování veřejných výdajů a příjmů je jednoznačně
vymezena systémem adresných pověření. Pravomoci a odpovědnosti
zaměstnanců, kteří se podílejí na přípravě a přímém uskutečňování operací,
jsou odděleny od pravomocí a odpovědností zaměstnanců, kteří se podílejí na
zachycování dopadu těchto operací v příslušných evidencích, a to
prostřednictvím pověření k výkonu funkce na pozici příkazce operace, správce
rozpočtu a hlavní účetní v souladu s § 26 a násl. zákona č. 320/2001 Sb. ve
znění pozdějších předpisů. Pro provozní výdaje funguje uvnitř úřadu
elektronický žádankový a objednávkový systém, který poskytuje auditní stopu
pro schvalovací postupy a zároveň neumožňuje uskutečnit určitý typ výdaje
bez schválení příslušného příkazce. Systém umožňuje prostřednictvím tzv.
„rezervace rozpočtových výdajů“ pružnější sledování informací o čerpání
rozpočtu – stav čerpání je u některých rozpočtových organizačních jednotek
k dispozici v reálném čase, tzn. již po schválení objednávky, nikoli až po jejím
promítnutí v účetním systému. V rámci používaného IT systému pro účetnictví
a rozpočet je používána i nadstavba tohoto systému, která sleduje plnění
rozpočtu ve větším stupni podrobnosti, tj. nikoli pouze podle druhu výdaje
(rozpočtová položka) nebo podle odpovědnostního místa (ORJ), ale ještě
podle dalších, příslušnými vedoucími nadefinovaných, analytických hledisek.
d) zajištění informačních funkcí v rámci systému finanční kontroly zavedeného
v orgánu veřejné správy, které souvisejí s rizikem jejich selhání při
poskytování včasných a spolehlivých informací o finančním řízení
Fungování informačních toků, jejich spolehlivost a včasnost je předmětem
pravidelného prověřování vnitřního kontrolního systému v rámci činnosti
interního auditu. V této oblasti nebyla zjištěna žádná podezření ze záměrného
nebo nedbalého předkládání chybných nebo neúplných informací.
e) zajištění průběžného sledování a prověřování systému finanční kontroly
zavedeného v orgánu veřejné správy včetně hodnocení
Stejně tak je předmětem těchto auditů sledování, prověřování a hodnocení
systému finanční kontroly zavedeného v krajském úřadě. Vnitřní kontrolní
činnost vedoucích zaměstnanců i externí kontrolní procesy typu ex post, on
gong i ex ante jsou nedílnou součástí činnosti příslušných odborů i předmětem
plánu kontrolní činnosti úřadu, plnění tohoto plánu je pravidelně dvakrát ročně
vyhodnocováno. Zhodnocení veřejnosprávních kontrol je uvedeno v bodě 2.
f) dosahovaných výsledků při zajišťování činnosti a schválených cílů tohoto
orgánu včetně realizace doporučení jednotlivých typů interního auditu
V činnosti interního auditu došlo v roce 2004 k několika zásadním
skutečnostem, které ji ovlivnily. Rozhodnutím rady kraje byl navýšen počet
zaměstnanců interního auditu na celkový počet 4. Dva noví zaměstnanci
nastoupili v říjnu roku 2004. Základním důvodem pro jejich přijetí bylo
navýšení kapacitních možností pro provádění auditních činností, a to zejména
v souvislosti s rozsahem nových povinností, vyplývajících ze zapojení orgánu
veřejné správy do administrativních struktur při čerpání prostředků z fondů
Evropské unie. Druhou neméně významnou skutečností bylo aktivní zapojení
interního auditu do projektu Phare 2003 „Posílení vnitřních finančních
kontrolních mechanismů na regionální úrovni“. Díky projektu byla provedena
první systémově pojatá analýza rizik, na jejímž základě byl sestaven
strategický plán interního auditu. Co se týče plnění ročního plánu interního
auditu, byl počet plánovaných auditů naplněn. V jednom případě byl zásadně
změněn hlavní cíl auditu. Byl zařazen jeden operativní audit a původně
plánovaný audit majetku byl přesunut do plánu na rok 2005.
Auditní činnost se zaměřila prioritně na ujištění v oblasti fungování vnitřního
kontrolního a řídícího systému uvnitř úřadu (audit příjmů, audit připravenosti
Sekretariátu Regionální rady Regionu soudržnosti NUTS II Jihovýchod a audit
spolupráce mezi odbory (tj. i komunikace, předávání informací a výkon
kompetence jednotlivých odborů uvnitř krajského úřadu)). Nejsložitějším, ale
z našeho pohledu zároveň nejvýznamnějším auditem, byl audit připravenosti
Sekretariátu Regionální rady, který byl prováděn v koordinaci se SOIA MMR.
Metodické přístupy byly zevšeobecněny a prezentovány na společné poradě
interních auditorů MMR a krajských úřadů a jsou k dispozici i na webovém
serveru pro interní auditory, který provozuje MMR. Audit prokázal možnost
koordinace auditních činností v rámci implementačních struktur, možnost
předávání metodiky auditů, zaměřených na nové procesy, které souvisejí
s čerpáním prostředků z fondů EU. Jeho doporučení se v mnoha ohledech
shodovala s výsledky externích auditů, prováděných na centrální úrovni.
Audity zaměřené na vnitřní kontrolní systém v oblasti příjmů kraje iniciovaly
změny ve vnitřních směrnicích a postupech v souvislosti s novelou prováděcí
vyhlášky k zákonu o finanční kontrole, č. 416/2004 Sb.
Pro sledování plnění auditních doporučení začal interní audit používat vnitřní
nástroj na sledování auditních doporučení. Pro ujištění o naplnění doporučení
v oblastech a procesech s nejvýznamnějšími riziky budou sloužit i následné
audity, které jsou zahrnuty do plánu auditní činnosti. Je zpracován
střednědobý plán interního auditu, který navazuje na výsledky analýzy rizik,
uskutečněné v rámci metodologie plánování interního auditu a strategie řízení
rizik, která byla jedním z výstupu twininngové části již zmíněného projektu
Phare 2003. Roční plán na rok 2005 zahrnuje 3 audity, zaměřené na procesy
v oblasti čerpání prostředků ze strukturální pomoci EU a dalších 5 auditů,
zaměřených na procesy na úřadě.
Interní auditoři se podíleli i na zkvalitňování systému řízení úřadu také tím, že
byli zapojeni do připomínkovacího procesu k nastavení schvalovacích a
operačních postupů v rámci systému vnitřních předpisů a poskytovali četné
konzultace k problematice finanční kontroly uvnitř i vně úřadu. Dále se
účastnili připomínkovacího řízení ke Strategickému dokumentu vlády
k finanční kontrole a k nové vyhlášce, která provádí zákon o finanční kontrole.
Několikrát iniciovali na krajském úřadě diskusi k problematice zavedení
interního auditu na zřizovaných příspěvkových organizacích a k pojetí
vnitřních kontrolních systémů a jejich fungování ve zřizovaných příspěvkových
organizacích. Podíleli se i na definici kontrolních procesů v rámci řízení
grantových schémat, spolupracovali při zvyšování povědomí o systému
nesrovnalostí v procesech čerpání prostředků z fondů Evropské unie,
poskytovali metodickou pomoc při řízení rizik v této oblasti. Sehráli významnou
úlohu facilitátora řízení rizik na úřadě, iniciovali vzdělávací akci, realizovali ve
spolupráci s odborem informatiky uživatelsky příjemný nástroj k řízení rizik, to
vše v souladu s Metodickým pokynem č. 6 Centrální harmonizační jednotky
MF ČR.
2. zhodnocení výsledků veřejnosprávních kontrol vykonávaných podle § 7 odst.
2, 8, 9 a 11 zákona o finanční kontrole včetně zhodnocení přiměřenosti a
účinnosti zavedeného systému této kontroly
a) národních prostředků (příloha č. 4)
Předběžné, průběžné a následné veřejnosprávní kontroly byly v roce 2004
vykonávány všemi odpovědnými zaměstnanci dle jejich působností v souladu se
zákonem o finanční kontrole a vnitřní směrnicí k zajištění kontrolní činnosti.
Předběžné veřejnosprávní kontroly byly pravidelně vykonávány před vynaložením
veřejných výdajů při posuzování žádostí jednotlivých žadatelů o veřejnou finanční
podporu, tzn. před poskytnutím příspěvků a dotací příspěvkovým organizacím
zřizovaným krajem, a před poskytnutím podpor z rozpočtu kraje a fondu kraje -
Fondu Vysočiny.
Výkon
průběžných veřejnosprávních kontrol byl zaměřen zejména na dodržování
stanovených podmínek a postupů při uskutečňování, vypořádávání a vyúčtování
schválených operací, na včasnost a přesnost zápisů o uskutečňovaných
operacích.
Předběžná a průběžná veřejnosprávní kontrola byla vykonávána všemi
odpovědnými zaměstnanci u žadatelů a příjemců veřejné finanční podpory
v rámci finančního řízení.
Průběžné veřejnosprávní kontroly
na místě byly prováděny u příspěvkových
organizací zřizovaných krajem v resortu školství, sociálních věcí a zdravotnictví,
u příjemců podpor poskytnutých z rozpočtu kraje a fondu kraje.
Následných veřejnosprávních kontrol bylo u příspěvkových organizací
zřizovaných krajem v resortech školství, zdravotnictví, sociální věci, kultura a
doprava v roce 2004 provedeno celkem 29, u příjemců podpor poskytnutých
z rozpočtu kraje a z Fondu Vysočiny bylo provedeno celkem 78 kontrol, u
soukromých škol a základních škol zřizovaných obcemi celkem 10 kontrol.
U příspěvkových organizací kraje byly kontroly zaměřeny na dodržování právních
předpisů, schválených rozpočtů a pokynů zřizovatele a na ověření údajů o
hospodaření s veřejnými prostředky, tzn. na věrné zobrazení zdrojů, stavu a
pohybu veřejných prostředků a zda tyto údaje odpovídají skutečnostem
rozhodným pro uskutečnění veřejných příjmů, výdajů a nakládání s veřejnými
prostředky.
Provedenými veřejnosprávními kontrolami bylo zjištěno nedodržení některých
obecně závazných právních předpisů, především v oblastech účetnictví
(nesprávné postupy účtování, evidence a inventarizace majetku), nakládání
s majetkem, vnitřního kontrolního systému, odměňování, cestovních náhrad,
hospodaření s fondy a vnitřních norem kontrolovaných osob. Na základě
zjištěných nedostatků byla vyžadována opatření k odstranění nedostatků.
Odvody za zjištěná porušení rozpočtové kázně nebyly rozhodnutím rady kraje
předepsány.
Následné veřejnosprávní kontroly byly zaměřeny u příjemců veřejných finančních
podpor poskytnutých z rozpočtu kraje a z Fondu Vysočiny na ověření dodržení
podmínek poskytnutí podpor.
Počet provedených následných veřejnosprávních kontrol vycházel z personálního
obsazení oddělení veřejnosprávní kontroly (7 zaměstnanců vykonávajících
následnou veřejnosprávní kontrolu). Vzhledem k velkému počtu zřizovaných
příspěvkových organizací kraje (k 31. 12. 2004 celkem 157 organizací) je tudíž
mnohdy problematické zajistit obecně požadovanou periodicitu provádění
následných kontrol.
Je možno konstatovat, že v rámci kraje byl v průběhu roku 2004 dále rozšířen
výkon průběžných kontrol u příspěvkových organizací jakožto kontrol
veřejnosprávních, prováděných v souladu se zákonem o finanční kontrole.
V dalším období je třeba se nadále zaměřovat na správné metodické vedení
jednotlivých zaměstnanců při výkonu veřejnosprávní kontroly na místě, tzn.
včetně sepsání protokolu a dání možnosti kontrolované osobě k podání
případných námitek proti znění protokolu.
b) zahraničních prostředků (příloha č. 5)
Krajem Vysočina bylo v průběhu roku 2004 vyhlášeno 5 grantových schémat.
V roce 2004 nebyla provedena veřejnosprávní kontrola zahraničních prostředků
na místě.
3. uvedení hlavních nedostatků, které v hodnoceném období zásadním
způsobem nepříznivě ovlivnily činnost orgánu veřejné správy včetně stručné
charakteristiky jejich příčin
V hodnoceném období nebyly identifikovány takové nedostatky, které by
zásadním způsobem nepříznivě ovlivnily činnost orgánu veřejné správy. Pokud
se v rámci činnosti orgánu krajského úřadu objevily nedostatky, šlo o běžné
provozní problémy, které neovlivnily negativně plnění základních cílů a
strategických záměrů tohoto orgánu veřejné správy, které vyplývají z přenesené i
samostatné působnosti. Krajský úřad je velmi otevřeným systémem, na jeho
činnost má vliv celá řada vnějších, objektivně působících faktorů – zejména
probíhající reforma veřejné správy, vstup ČR do Evropské unie, časté změny
vnější legislativy i pravidel v rozpočtovém určení daní a další vnější faktory.
4. Informace o finančních kontrolách vykonaných podle vyhlášených
mezinárodních smluv, kterými je Česká republika vázána a o jejich
výsledcích, které poskytly mezinárodním organizacím na základě jejich
vyžádání (§ 24 odst. 5 zákona)
V rámci činnosti krajského úřadu nebyly v roce 2004 vykonány žádné finanční
kontroly podle mezinárodních smluv.
5. Přehled a charakteristika opatření přijatých vedoucím orgánu veřejné správy
Vedoucí orgánu veřejné správy v hodnoceném období přijal tato zásadní
opatření, vedoucí ke zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti, zabezpečení
účinnosti vnitřního kontrolního systému a průběžnému sledování řešených
problémů a zvládání důsledků negativních jevů:
a. krajský úřad se zapojil do systému hodnocení kvality aplikací modelu
CAF. Byl sestaven hodnotící tým, zpracována sebehodnotící zpráva.
Výsledkem byl také akční plán zlepšování, který je postupně realizován.
Realizace začíná definicí vize a strategie úřadu, do tohoto procesu je
zatím zapojen vrcholový management úřadu (vedoucí odborů);
b. byla novelizována směrnice k oběhu a přezkušování účetních dokladů,
byly do ní zapracovány nejnovější poznatky, vyplývající z novely
prováděcí vyhlášky k zákonu o finanční kontrole i poznatky, vyplývající
z praktického uplatňování této vnitřní normy. Fungováním vnitřního
kontrolního systému se zabývala i činnost interního auditu, doporučení
z těchto auditů směřovala do oblasti zefektivnění fungování řídících a
kontrolních mechanismů;
c. vedení krajského úřadu podporovalo v minulém období i zefektivnění
výkonu veřejné správy, mj. i vylepšováním vnitřních informačních
systémů (nový intranetový nástroj pro sledování čerpání rozpočtu
v reálném čase, vytváření a zlepšování elektronických archivů smluv a
prvotních dokladů). V oblasti veřejných výdajů a zakázek byla v roce
2004 realizována příprava na elektronické poptávkové řízení
prostřednictvím internetového rozhraní. Tato tzv. elektronická aukce
byla připravována ke konci roku 2004, v reálném čase proběhla
v počátku roku 2005 - díky ní došlo k úspoře veřejných výdajů a
především k nastartování dobrých zkušeností s používáním tohoto
progresivního, transparentního a velmi efektivního nástroje při řízení a
kontrole veřejných zakázek;
d. průběžné sledování řešených problémů včetně negativ je součástí
operativního řízení na úrovni top managementu a středním stupni
řízení. Jsou využívány tradiční i nové nástroje: porady vedení, porady
odborů, zadávání úkolů a jejich běžná kontrola na intranetu, zasedání
rady kraje a zastupitelstva kraje a přenos usnesení do výkonných
struktur, elektronická kontrola plnění usnesení, spolupráce s výbory
zastupitelstva, operativní oboustranné předávání informací, maximální
využití intranetu jako místa, kde je jednoduše možné najít a posléze
efektivně pracovat s širokou škálou a rozsáhlou databází informací.
6. Souhrnné zhodnocení
Kraj Vysočina jako orgán veřejné správy vykonával v roce 2004 svou kontrolní
činnost v souladu s právními předpisy, zejména zákonem o finanční kontrole.
Veškeré povinnosti stanovené tímto zákonem a prováděcí vyhláškou byly
promítnuty do vnitřních norem, orgány kraje a ředitelkou krajského úřadu byly
pověřeními vymezeny pravomoci a odpovědnosti jednotlivých vedoucích a
ostatních zaměstnanců. Všem odpovědným zaměstnancům byly jejich povinnosti
určeny v pracovních náplních. Finanční kontrola je tak nedílnou součástí
finančního řízení a je neustále sledována a ověřována její funkčnost. Každoroční
zpráva o výsledcích finančních kontrol také napomáhá při prověřování účinnosti
vnitřního kontrolního systému.
Kraji byly předloženy zprávy o výsledcích finančních kontrol za rok 2004 všemi
157 příspěvkovými organizacemi zřízenými krajem k 31. 12. 2004, z toho 153
organizací zpracovalo zprávu prostřednictvím Modulu ročních zpráv.
Povinnost předložit každoročně zprávu o výsledcích finančních kontrol je
zákonem o finanční kontrole stanovena také obcím jako orgánům veřejné správy.
V kraji Vysočina bylo k 31. 12. 2004 celkem 729 obcí. Z tohoto počtu předložilo
zprávu 537 obcí, tj. 74 %. Z předložených zpráv bylo 335 zpráv (tj. 62 %) ve
zkráceném rozsahu s nulovými hodnotami v tabulkových přílohách č. 2 a 4.
Pouze 14 zpráv bylo obcemi podáno elektronicky prostřednictvím Modulu ročních
zpráv a 523 zpráv bylo zasláno písemně. Zadávání jednotlivých zpráv obcí do
Modulu „ručně – jednotlivě“ bylo administrativně velice náročné. Proto by bylo
vhodné u obcí, které vykázaly ve svých zprávách nulové hodnoty, umožnit
v Modulu sumární zadání.
Obsah zprávy byl jednotlivými obcemi pojat různými způsoby, když v některých
případech byly místo zprávy zaslány zápisy z jednání finančního a kontrolního
výboru, zprávy o přezkoumání hospodaření obce, protokoly z kontrol
provedených různými státními orgány, případně přílohy vyhlášky č. 64/2002 Sb.
Mnoho obcí vykázalo jako objem zkontrolovaných prostředků veřejnosprávními
kontrolami (v příloze č. 4) výši příjmů a výdajů samotné obce.
Z těchto poznatků vyplývá závěrečná otázka o významu zpracovávání ročních
zpráv u obcí, které nezřizují žádnou příspěvkovou organizaci, ani neposkytují
žádnou veřejnou finanční podporu a převážná většina jejich výdajů se týká výdajů
mandatorních, a proto rizika vznikající v souvislosti s plněním schválených
záměrů a cílů jsou minimální. Navíc všechny obce mají podle zákona o finanční
kontrole povinnost nejméně jednou ročně zajistit prověření přiměřenosti a
účinnosti vnitřního kontrolního systému.
Vzhledem k těmto skutečnostem je na zvážení, zda by nebylo vhodné stanovit
povinnost zpracování roční zprávy o výsledcích finančních kontrol pouze za obce
s rozšířenou působností nebo s pověřeným obecním úřadem.
Zpracovali:
Ing. Eva Janoušková
vedoucí odboru interního auditu
Ing. Michal Ňachaj
vedoucí odboru kontroly
Ing. Iva Ďásková
vedoucí oddělení veřejnosprávní kontroly
odbor kontroly
Schválila:
JUDr. Simeona Zikmundová
Ředitelka Krajského úřadu kraje Vysočina
V Jihlavě dne 2. 3. 2005