KRAJSKÝ ÚŘAD KRAJE VYSOČINA
Žižkova 57, 587 33 Jihlava, Česká republika
Zpráva o výsledcích finančních kontrol za rok 2011
Souhrnné zhodnocení výsledků finančních kontrol zajišťovaných orgánem
veřejné správy a přiměřenosti a účinnosti zavedeného systému finanční kontroly
zahrnuje:
1. zhodnocení výsledků řídící kontroly podle § 26 a 27 zákona o finanční kontrole
(příloha č. 2), výsledků interního auditu podle § 28 a 29 zákona o finanční
kontrole (příloha č. 3) a přiměřenosti a účinnosti vnitřního kontrolního systému
ve smyslu § 25 zákona o finanční kontrole
a) Vytváření podmínek pro příznivé kontrolní prostředí v orgánu veřejné správy.
Strategické záměry a cíle Kraje Vysočina vycházejí z Programu rozvoje Kraje Vysočina a
z dalších dlouhodobých koncepcí, strategií, záměrů a zásad v oblasti vzdělávání, zdravotnictví,
dopravy, územního plánování, cestovního ruchu, krizového řízení, životního prostředí a
informatiky. Tyto materiály jsou vyhodnocovány a aktualizovány. Kontrolní funkci plní také
výbory zastupitelstva kraje.
Strategické prostředí krajského úřadu je zarámováno vizí, prioritami krajského úřadu a
soustavou strategických cílů, které se prostřednictvím akčních plánů rozpadají na konkrétní
měřitelné úkoly pro jednotlivé odbory. Je tak splněna základní podmínka pro fungování vnitřního
kontrolního systému, a to je stanovení cílů na strategické úrovni. Jde o systematický proces
přijímání, naplňování, sledování a vyhodnocování strategických cílů úřadu za využití Portálu
strategického řízení. Kontrolní prostředí pozitivně ovlivňují zejména strategické cíle působící na
hospodárné, efektivní a účelné využívání veřejných prostředků, na sledování provozních
ukazatelů a také na naplňování přijatého Etického kodexu úřadu.
Základní rámec pro kontrolní prostředí na krajském úřadu vytváří organizační řád Krajského
úřadu Kraje Vysočina, který vymezuje a odděluje odpovědnosti a pravomoce jednotlivých útvarů
úřadu. Organizační řád je dále aplikován prostřednictvím pracovních náplní jednotlivých
zaměstnanců. Odpovědní zaměstnanci mají pověření ke kontrole a přezkušování účetních
dokladů na pozicích příkazce operace, správce rozpočtu, hlavní účetní, čímž je nastaveno
oprávnění a odpovědnost konkrétních osob za příslušné operace.
Konkrétní podmínky pro příznivé kontrolní prostředí na Krajském úřadu Kraje Vysočina vytváří
oprávnění a povinnosti nastavené ve vnitřních předpisech úřadu, zejména ve:
směrnici k zajištění kontrolní činnosti,
směrnici k oběhu a přezkušování účetních dokladů,
směrnici k provádění pokladních operací,
směrnici o účtování, oceňování a evidenci majetku a závazků Kraje Vysočina,
příkazu ředitele k provedení inventarizace,
příkazu ředitele, kterým se upravuje postup předkládání písemností k podpisu.
tel.: 564 602 804, fax: 564 602 480, e-mail: xxxxx@xxxxxxxxxxx.xx, internet: www.kr-vysocina.cz
IČ: 70890749, bankovní spojení: Volksbank a.s., č.ú.: 4050005000/6800
Další podmínky ve specifických oblastech upravuje směrnice k užívání a kontrole užívání
informačních a komunikačních technologií Kraje Vysočina, směrnice o poskytování cestovních
náhrad při tuzemských a zahraničních pracovních cestách, směrnice o uplatňování daně
z přidané hodnoty, směrnice upravující evidenci přítomnosti na pracovišti a evidenci pracovní
doby, směrnice upravující přidělování a užívání mobilních telefonů a SIM karet a další.
Znalost zásad a principů finanční kontroly podporuje modul „Finanční kontrola ve veřejné
správě“, kterým prochází v rámci vstupního vzdělávání povinně každý nový zaměstnanec úřadu.
Toto vzdělávání krajský úřad zajišťuje i pro pracovníky obcí II. a III. stupně. Další vzdělávací
aktivity jsou zaměřené např. do oblasti nastavení a aplikace kriterií 3E (hospodárnost,
efektivnost, účelnost).
Příznivé kontrolní prostředí podporuje i aplikace modelu CAF (Common Assessment
Framework) vycházející ze sebehodnocení kvality činnosti úřadu. Implementace modelu CAF
probíhá na krajském úřadu od roku 2006.
Kontrolní prostředí uvnitř úřadu ovlivňuje i činnost oddělení vnitřní kontroly, které vykonává dílčí
vnitřní kontroly zaměřené na soulad činností pracovníků krajského úřadu s právními předpisy a
zajišťuje evidenci a podporu procesů při řešení stížností. Jsou vytvořeny vhodné podmínky pro
nezávislou a objektivní činnost interního auditu, který hodnotí účinnost systému řízení rizik, řídící
a kontrolní procesy, správu a řízení krajského úřadu a navrhuje opatření ke zdokonalení
systému a eliminaci rizik. Kontrolní prostředí směrem k externím subjektům nejvýznamněji
formuje činnost odboru kontroly.
b) Systém posuzování závažnosti rizik spojených se zajišťováním stanovených úkolů a
schválených cílů orgánu veřejné správy.
Postupy pro řízení rizik jsou na Krajském úřadě Kraje Vysočina systematicky nastaveny od roku
2005 a jsou podpořeny interně vytvořenou softwarovou databází. Vedoucí odborů a
samostatných oddělení jsou zodpovědní za pravidelnou aktualizaci rizik v databázi, doplňování
nových rizik a dále za navrhování opatření ke snížení či eliminaci rizik. Na výzvu ředitele úřadu
dochází jednou ročně k hromadné aktualizaci databáze rizik krajského úřadu. Poslední
aktualizace, reflektující změny, které nastaly v průběhu roku 2011, proběhla na počátku roku
2012. Na jejím základě zpracovává oddělení interního auditu roční zprávu o řízení rizik, která je
předkládána řediteli krajského úřadu.
Řízením rizik se v průběhu roku zabývají příslušní zodpovědní vedoucí zaměstnanci. V rámci
manažerské kontroly průběžně identifikují, kvantifikují a realizují opatření k řešení rizik, zejména
u běžných, provozních činností. Rizika související s jednotlivými finančními výdajovými a
příjmovými případy jsou řízena operativně pověřenými pracovníky realizací předběžné,
průběžné a následné řídící kontroly v souladu s ustanoveními zákona o finanční kontrole.
Zvláštní pozornost je věnována rizikům souvisejícím se správou a čerpáním finančních
prostředků ze strukturálních fondů Evropské unie. Například v oblasti nastavování postupů při
administraci Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost probíhala v minulém
období spolupráce mezi věcně příslušným odborem a oddělením interního auditu.
Identifikací potenciálních rizik a navrhováním opatření ke snížení nebo eliminaci těchto rizik se
standardně zabývají pracovníci interního auditu při výkonu konkrétních auditních zakázek.
Identifikovaná rizika a navrhovaná opatření jsou předmětem závěrečných auditních zpráv.
Vedení krajského úřadu běžně zadává pracovníkům interního auditu provedení ad-hoc interních
auditů, které jsou zaměřeny zejména na posouzení aktuálních rizik. Nad rámec běžné agendy
Číslo stránky
2
řízení rizik, zpracovává oddělení interního auditu analýzu rizikovosti, která slouží k sestavení
střednědobého plánu auditní činnosti.
c) Odpovědnost příslušných vedoucích a ostatních zaměstnanců orgánu veřejné správy.
Pravomoci a odpovědnosti jednotlivých vedoucích a ostatních zaměstnanců jednoznačně
vymezuje organizační řád a pracovní náplně. Systém dále dotváří soustava vnitřních předpisů
Krajského úřadu Kraje Vysočina.
Povinnosti zaměstnanců kraje a uvolněných členů zastupitelstva kraje, kteří se bezprostředně
podílejí na účetních případech od jejich nařízení, přezkoušení a kontrole až po zaúčtování a
archivaci účetních dokladů, závazně upravuje směrnice k oběhu a přezkušování účetních
dokladů a také interní předpisy orgánů kraje (pravidla rady kraje, zásady zastupitelstva kraje).
Jsou vytvořeny standardizované postupy aktualizace a řízení změny těchto dokumentů.
Provádění řídící kontroly podle zákona o finanční kontrole probíhá na základě pověření
konkrétních pracovníků funkcemi příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní. Souhrn
pověření, tzv. „přehled pověření ke kontrole a přezkušování účetních dokladů“, jednoznačně
určuje osoby odpovědné za výkon řídící kontroly a vymezuje rozsah jejich oprávnění (dle
příslušných paragrafů a položek v rámci jednotlivých kapitol rozpočtu kraje). Je zajištěna
oddělenost funkcí, dodržení zásady čtyř očí, vzájemná zastupitelnost pracovníků pověřených
výkonem řídící kontroly, stejně jako pravidelná aktualizace pověření, za kterou je odpovědný
odbor ekonomický.
Plnění povinností souvisejících se zajištěním řídící kontroly podle zákona o finanční kontrole ve
veřejné správě pravidelně prověřují pracovníci oddělení interního auditu v rámci své auditní
činnosti. A to zejména ve smyslu dostatečnosti a funkčnosti nastavení vnitřního kontrolního
systému.
d) Zajištění informačních funkcí v rámci systému finanční kontroly zavedeného v orgánu
veřejné správy.
Informační funkce systému finanční kontroly se uskutečňuje v rámci předběžné řídící kontroly a
v rámci systému veřejnosprávních kontrol. Konkrétní postupy pro zajištění informační funkce
v rámci předběžné řídící kontroly upravuje zejména směrnice k oběhu a přezkušování účetních
dokladů. V rámci systému veřejnosprávních kontrol jsou konkrétní postupy pro plnění
informačních funkcí stanoveny směrnicí k zajištění kontrolní činnosti.
Kontrolní činnost krajského úřadu je koordinována prostřednictvím předkládání a schvalování
pololetních plánů kontrol jednotlivých odborů a samostatných oddělení, např. v návaznosti na
kontrolní zjištění či případné požadavky ze strany ústředních správních úřadů. Vyhodnocení
kontrolní činnosti jednotlivých odborů a samostatných oddělení je prováděno v pravidelných
pololetních intervalech a předkládáno řediteli krajského úřadu.
Informační podporu pro rozhodovací, ale i kontrolní procesy poskytuje datový sklad.
Prostřednictvím datového skladu je možno rychle získat a analyzovat požadované aktuální
informace z oblasti ekonomiky a rozpočtování kraje, příspěvkových organizací, provozu
krajského úřadu, dotačních titulů, integrovaného záchranného systému apod. Datový sklad tak
poskytuje rozsáhlou podporu pro manažerské rozhodování, protože umožňuje aktuální a velmi
detailní pohled na jednotlivé veřejné výdaje a příjmy, a to i v agregovaných a předem
nastavených i ad hoc analytických pohledech.
Číslo stránky
3
Informační funkce interně-auditorské činnosti vychází ze statutu interního auditu. Roční i
střednědobé plány interních auditů podléhají schválení ředitele úřadu. Zprávy z vykonaných
interních auditů jsou projednávány s vedoucími pracovníky auditovaných útvarů a s ředitelem
úřadu. Kromě toho oddělení interního auditu každoročně předkládá řediteli úřadu:
zprávu o výsledcích činnosti interního auditu, která shrnuje všechny provedené auditní
zakázky a aktivity útvaru interního auditu,
zprávu o aktualizaci a řízení rizik na Krajském úřadě Kraje Vysočina, jejímž účelem je
podat informaci o provedené aktualizaci katalogu rizik a obecně o agendě řízení rizik.
e) Zajištění průběžného sledování a prověřování systému finanční kontroly zavedeného
v orgánu veřejné správy včetně hodnocení.
Průběžné nezávislé sledování a prověřování systému finanční kontroly zabezpečuje interní audit
v rámci provádění konkrétních auditních zakázek, zejména interních auditů, ale i poradenských
a konzultačních služeb. Pravidelně, jedenkrát ročně, ve zprávě o výsledcích činnosti interního
auditu hodnotí komplexně dostatečnost a účinnost vnitřního kontrolního systému.
Na průběžném sledování systému finanční kontroly se podílejí také klíčoví účastníci na pozicích
příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní v rámci výkonu každodenní agendy. Zjištěné
nedostatky při výkonu řídící kontroly jsou povinni písemně oznámit určeným osobám.
Provádění veřejnosprávních kontrol (zejména u příspěvkových organizací a příjemců veřejné
finanční podpory) upravuje Směrnice k zajištění kontrolní činnosti. Závěry z kontrolních zjištění
včetně konkrétních zásadních nedostatků a přehled hlavních opatření uložených či navržených
k odstranění zjištěných nedostatků se vyhodnocují pravidelně v pololetních intervalech.
Vyhodnocení kontrolní činnosti za jednotlivé věcně příslušné odbory koordinuje oddělení vnitřní
kontroly, které toto vyhodnocení předkládá řediteli úřadu. Odbor kontroly vypracovává souhrn
nejčastějších nedostatků z provedených kontrol, který předává vedení úřadu.
Systém finanční kontroly je prověřován také externími kontrolami a audity. Protokoly z externích
kontrol a zprávy z externích auditů provedených na Kraji Vysočina, kdy je kraj
kontrolovaný/auditovaný subjekt, včetně případných dokumentů o vypořádání zjištěných
nedostatků, jsou soustřeďovány v centrální evidenci na oddělení vnitřní kontroly.
f) Dosahování výsledků při zajišťování činnosti a schválených cílů tohoto orgánu včetně
realizace doporučení jednotlivých typů interního auditu.
Dosahování stanovených cílů při zajišťování činnosti Kraje Vysočina a krajského úřadu
pravidelně hodnotí orgány kraje (zastupitelstvo, rada, výbory, komise) a vrcholové vedení
krajského úřadu. Jsou vytvořeny systémy hodnocení jednotlivců nadřízenými pracovníky i
hodnocení útvarů ředitelem krajského úřadu a zástupci samosprávy Kraje Vysočina.
Jednou ze skupin cílů jsou cíle strategické. Ty jsou průběžně monitorovány prostřednictvím
Portálu strategického řízení úřadu, jsou definovány metriky plnění a periodicky vyhodnocovány
na společných poradách vedoucích pracovníků krajského úřadu.
Posuzování realizace dílčích cílů a zejména identifikace rizik, která ohrožují jejich dosahování, je
předmětem interně-auditorské činnosti. Auditní činnost oddělení interního auditu je členěna
následujícím způsobem:
auditní ujišťovací zakázky – interní audity, jejichž výstupem je auditní zpráva a podrobná
auditní dokumentace;
Číslo stránky
4
poradenské a konzultační služby – poradenské zakázky většího rozsahu s různorodým
předmětem a jednorázová konzultační činnost (dle rozsahu může jít např. o účast
v projektových týmech, na schůzkách, výměna informací, připomínkování předpisů atd.).
Auditní ujišťovací zakázky
V roce 2011 interní auditoři pracovali na těchto interních auditech:
audit evidencí
audit objednávkového systému,
audit vnitřního kontrolního systému Operačního programu Vzdělávání pro
konkurenceschopnost,
audit poskytování dotací na drobné vodohospodářské ekologické akce,
audit vybraných smluvních vztahů odboru sociálních věcí,
audit přidělování finančních prostředků školám a školským zařízením,
audit procesů administrace dotačních titulů na odboru školství, mládeže a sportu,
audit nákupu drobné techniky na odboru informatiky.
První dva jmenované audity byly zahájeny v roce 2010, přičemž většina auditních prací byla
v tomto roce také provedena. V roce 2011 probíhaly dokončovací práce v závěrečných fázích
auditů. Audit evidencí
se zabýval prověřením nastavení a popisu procesu tvorby, správy a
rušení evidencí ve vnitřních předpisech krajského úřadu (správa životního cyklu evidence). Dále
byl zaměřen na prověření využívání a správného vedení vybraného vzorku evidencí. Při auditu
auditní tým odhalil nedostatky systémového charakteru, které mají negativní dopad na kvalitu a
hospodárnost procesu životního cyklu evidence. Na základě auditu bylo navrženo 6 doporučení,
která směřovala do oblasti nastavení systému životního cyklu evidencí a dále do oblasti úpravy
stávajícího stavu evidencí (rušení nevyužívaných evidencí, přiřazení správce evidencí, ...).
Audit objednávkového systému se zabýval prověřením existence, adekvátnosti a funkčnosti
řídících a kontrolních mechanismů ve všech fázích procesu objednávání a nákupu zboží a
služeb na krajském úřadu (objednávání vzdělávání, propagačních předmětů a dalších komodit a
služeb objednávaných přes objednávkový systém). Výstupem auditu bylo 14 doporučení, která
se vztahovala především k optimalizaci systémů a eliminaci možných rizik. Jedním ze
základních doporučení bylo vytvoření komplexního elektronického systému objednávání zboží a
služeb na krajském úřadu a zajištění vazeb mezi tímto systémem a rozpočtem.
Audit vnitřního kontrolního systému Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost
byl směřován na prověření systému veřejnosprávních kontrol na místě u příjemců dotací v rámci
Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. V rámci zjištění, která neměla
negativní dopad na výkon agendy, audit navrhl 3 doporučení. Drobná zjištění formálního
charakteru byla vyřešena v průběhu auditu a následně v rámci projednání auditní zprávy.
Audit poskytování dotací na drobné vodohospodářské ekologické akce byl zaměřen na
prověření vnitřního kontrolního systému poskytování tohoto typu dotací. Účelem auditu bylo
podání ujištění o jeho souladu s legislativou a vnitřními předpisy a ujištění o jeho dostatečnosti a
účinnosti. Výstupem z auditu bylo 16 doporučení, která vedla do oblasti zvýšení transparentnosti
hodnocení žádostí, posílení kontrolních mechanismů a přenastavení monitorovacích indikátorů
pro vyhodnocení plnění cílů poskytování dotací.
Číslo stránky
5
Audit vybraných smluvních vztahů odboru sociálních věcí měl za cíl prověřit dostatečnost a
funkčnost vnitřního kontrolního systému z pohledu hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti
vybraných výdajových operací uskutečněných z rozpočtu kraje z kapitoly odboru sociálních věcí.
Z auditu vzešla 4 doporučení, jež se vztahovala k odstranění drobných nedostatků při
zajišťování podpisů na průvodním listu ke smlouvě a dále k posílení hodnotící komise
odborníkem z odboru informatiky v případech, kdy bude předmětem veřejné zakázky nákup
informační a komunikační technologie.
Audit přidělování finančních prostředků školám a školským zařízením byl zaměřen na prověření
dostatečnosti a účinnosti vnitřního kontrolního systému v procesu poskytování finančních
prostředků školám a školským zařízením zřizovaným Krajem Vysočina. V rámci auditních prací
neidentifikoval auditní tým žádné selhání systému, a proto nenavrhl žádné nápravné opatření.
Audit procesů administrace dotačních titulů na odboru školství, mládeže a sportu se zabýval
posouzením dostatečnosti a účinnosti nastavení vnitřního kontrolního systému v procesu
poskytování dotací administrovaných oddělením mládeže a sportu na základě příslušných
pravidel Rady Kraje Vysočina. Ze 17 navržených doporučení směřovala většina do oblasti
úpravy příslušných pravidel Rady Kraje Vysočina. Realizací doporučení by mělo být dosaženo
větší transparentnosti, zachování dostatečné auditní stopy a dodržování příslušných předpisů
v procesu administrace dotačních titulů.
Audit nákupu drobné techniky na odboru informatiky se zabývá posouzením dostatečnosti a
účinnosti nastavení vnitřního kontrolního systému jak v procesu objednávání a nakupování, tak
v procesu zadávání veřejných zakázek malého rozsahu na pořízení drobné techniky na odboru
informatiky. Auditní práce započaly na konci roku 2011, předpokládaná doba ukončení auditu je
konec února roku 2012.
V rámci činnosti oddělení interního auditu bylo v roce 2011 navrženo celkem 601 doporučení
směřujících k odstranění zjištěných nedostatků. Doporučení z interních auditů jsou standardně
projednávána s ředitelem krajského úřadu a vedoucími pracovníky, kteří jsou odpovědní za
auditovanou oblast. Realizace přijatých doporučení z interních auditů je sledována
prostřednictvím interní databáze vedené na oddělení interního auditu, od roku 2012 nově
prostřednictvím databáze doporučení z interních auditů umístěné na intranetu krajského úřadu.
Sledování plnění auditních doporučení průběžně provádí oddělení interního auditu
prostřednictvím následných auditů nebo dílčím ověřením.
Poradenské a konzultační služby
V roce 2011 poskytli pracovníci interního auditu poradenství v těchto oblastech:
řízení rizik na krajském úřadu,
metodická pomoc obcím a zřizovaným příspěvkovým organizacím,
zveřejňování veřejných zakázek,
komunikační strategie,
zefektivnění podpůrných procesů,
etický kodex,
řízení lidských zdrojů v podmínkách Krajského úřadu Kraje Vysočina,
1 Z toho se celkem 20 doporučení týká interních auditů zahájených v roce 2010. V roce 2011 probíhaly na těchto
auditech pouze dokončovací práce v závěrečných fázích auditů.
Číslo stránky
6
analýza dopadů novely zákona o veřejných zakázkách,
řízení příspěvkových organizací.
Ze strany pracovníků interního auditu je průběžně poskytována metodická podpora v systému
řízení rizik krajského úřadu. K evidenci a řízení rizik slouží Databáze řízení rizik a také Portál
řízení rizik, který je součástí Portálu strategického řízení. Jedná se o nástroj k podpoře řízení
rizik na krajském úřadu, který má sloužit vedoucím pracovníkům (vlastníkům rizik a
koordinátorům řízení rizik) k jednodušší práci s riziky a k jejich přehlednějšímu sledování.
Aktualizace rizik potvrdila, že máme k dispozici kvalitní technickou podporu k řízení rizik a že
všeobecné povědomí o řízení rizik existuje. Nicméně do dalšího období úkol dalšího rozvoje
kultury řízení rizik v organizaci stále zůstává aktuální.
Cílem poradenské zakázky metodická pomoc obcím
a zřizovaným příspěvkovým organizacím
bylo vyhodnotit úroveň metodické a odborné pomoci, kterou poskytuje Kraj Vysočina obcím II. a
III. stupně a svým příspěvkovým organizacím. Poradenská zakázka vycházela ze stanovených
strategických cílů Krajského úřadu Kraje Vysočina. Oproti předchozímu roku došlo v případě
metodické pomoci poskytované obcím k mírnému zlepšení v hodnocení. Úroveň metodické a
odborné pomoci poskytované obcím se za pomoci dotazníků směřovaných na města a obce
kraje sleduje pravidelně již od roku 2006. Sledování spokojenosti příspěvkových organizací
s poskytovanou metodickou pomocí bylo nově zavedeno od roku 2011, proto zatím není možné
vyhodnotit trendy, ale pouze dosaženou úroveň.
Smyslem poradenské zakázky zveřejňování veřejných zakázek bylo provést analýzu a následné
vyhodnocení zveřejňování veřejných zakázek. Pro analýzu vybral auditní tým veřejné zakázky
administrované na odboru majetkovém a odboru dopravy a silničního hospodářství.
Z poradenské zakázky vzešlo několik zjištění, která se týkala zejména nejednotnosti
zadávaných údajů v aplikace Softender, což má za následek obtížné vyhledávání zadávaných
veřejných zakázek.
Předmětem poradenské zakázky komunikační strategie byla spolupráce oddělení interního
auditu s odborem sekretariátu hejtmana na naplnění jednoho ze strategických cílů Krajského
úřadu Kraje Vysočina. Tím je zpracování komunikační strategie Kraje Vysočina a Krajského
úřadu Kraje Vysočina a její seznámení se zainteresovanými stranami (zaměstnanci, rada kraje,
zastupitelstvo kraje, média, spolupracující instituce). Oddělení interního auditu vymezilo oblasti
interní komunikace a vytvořilo anketu pro zaměstnance krajského úřadu týkající se jejich
spokojenosti s interní komunikací. V současné době se čeká na vyhodnocení jejích výsledků.
Oddělení interního auditu se aktivně podílí na plnění úkolu zefektivnění podpůrných procesů.
Ten se váže na projekt Zvýšení kvality řízení Krajského úřadu Kraje Vysočina, tzv. Kvalita 09, a
jeho aktivitu č. 3, tj. Zefektivnění systému řízení kvality na krajském úřadu. V rámci této
poradenské zakázky spolupracuje oddělení interního auditu na implementaci analýzy,
zpracování metodiky procesního řízení a její pilotní realizace do dvou oblastí - pracovní cesta,
nepřítomnost zaměstnance.
V rámci plnění strategického cíle „Vypracujeme a představíme nový Etický kodex zaměstnanců
kraje Vysočina zařazených do krajského úřadu do 31. 12. 2011" jmenoval ředitel úřadu pracovní
tým, jehož členem byl také zástupce oddělení interního auditu. V současné době probíhá
poslední fáze vnitřního připomínkování dokumentu.
Oddělení interního auditu bylo osloveno s žádostí o spolupráci v rámci projektu Řízení lidských
zdrojů v podmínkách Krajského úřadu Kraje Vysočina, tzv. Kvalita 10. V rámci této poradenské
zakázky se oddělení interního auditu podílelo na připomínkování návrhu dotazníku k šetření
Číslo stránky
7
spokojenosti zaměstnanců Kraje Vysočina, jehož cílem bylo získat názory zaměstnanců na
řízení krajského úřadu a na uplatňovanou sociální politiku. Součástí spolupráce bylo také
vyplnění dotazníků administrovaných externím dodavatelem a rozhovory na téma řízení lidských
zdrojů se zástupci vybraného zhotovitele.
Oddělení interního auditu se podílí na analýze ekonomických a administrativních dopadů novely
zákona o veřejných zakázkách. V rámci této poradenské zakázky pomáhá oddělení interního
auditu vyhodnotit funkčnost, bezpečnost a efektivnost procesu zadávání veřejných zakázek
v podmínkách budoucí platnosti a účinnosti novelizovaného právního předpisu, a to včetně
dostatečnosti podpůrných systémů. Výstupem by měla být komplexní analýza dopadů novely
zákona na kraj a krajský úřad, která bude doporučovat způsob zadávání a administraci
veřejných zakázek kraje.
Ve vazbě na projekt Zvýšení kvality řízení Krajského úřadu Kraje Vysočina (Kvalita 09), aktivita
č. 2: Řízení příspěvkových organizací, jmenoval ředitel úřadu pracovní tým pro implementaci
principů řízení a zefektivnění a zkvalitnění řízení příspěvkových organizací zřizovatelem.
Členem tohoto týmu je i zástupce oddělení interního auditu. Prostřednictvím této zakázky
napomáhá oddělení interního auditu k vytvoření a nastavení administrativní a metodické
podpory řízení příspěvkových organizací zřizovaných Krajem Vysočina. Výstupem projektu
s termínem dokončení v polovině roku 2013 by měl být fungující Portál pro příspěvkové
organizace, pomocí kterého budou komunikovat příspěvkové organizace mezi sebou navzájem
a se zřizovatelem, Krajem Vysočina.
V roce 2011 pracovníci interního auditu poskytli jednu formální konzultaci, která byla zaměřena
na hodnocení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti v příspěvkových organizacích Kraje
Vysočina.
2. zhodnocení výsledků veřejnosprávních kontrol vykonávaných podle § 7 odst.
2, 8, 9 a 11 zákona o finanční kontrole včetně zhodnocení přiměřenosti a
účinnosti zavedeného systému této kontroly
a. národních prostředků (příloha č. 4)
Veřejnosprávní kontroly na místě byly v roce 2011 vykonávány všemi odpovědnými zaměstnanci
podle jejich působností a v souladu se zákonem o finanční kontrole a vnitřní směrnicí k zajištění
kontrolní činnosti, a to na základě pololetních plánů kontrolní činnosti, dále na podněty vedení
kraje, ostatních orgánů veřejné správy a rovněž na základě informací uvedených ve stížnostech
právnických a fyzických osob.
Předběžné veřejnosprávní kontroly byly pravidelně vykonávány před vynaložením veřejných
výdajů při posuzování žádostí jednotlivých žadatelů o veřejnou finanční podporu z rozpočtu kraje
a fondu kraje - Fondu Vysočiny. Vykonávány byly převážně administrativní veřejnosprávní
kontroly, v případě zjištění nejasností nebo rizik byla jednotlivými odbory krajského úřadu
výjimečně prováděna kontrola na místě u žadatelů o veřejnou finanční podporu.
Průběžné veřejnosprávní kontroly byly zaměřeny zejména na dodržování stanovených
podmínek a postupů při uskutečňování, vypořádávání a vyúčtování schválených operací, na
včasnost a přesnost záznamů o nakládání s veřejnými prostředky a o uskutečňovaných
operacích. V průběhu roku 2011 byl dále rozšiřován výkon průběžných kontrol u příjemců
veřejných finančních podpor v souladu se zákonem o finanční kontrole.
Průběžné veřejnosprávní kontroly
na místě byly vykonávány odpovědnými zaměstnanci
administrátora podpory u příjemců veřejných finančních podpor poskytnutých z rozpočtu kraje a
fondu kraje. Příslušnými odvětvovými odbory byly též prováděny kontroly hospodaření
Číslo stránky
8
příspěvkových organizací zřizovaných krajem v resortu školství, sociálních věcí, zdravotnictví,
dopravy, a kultury. V roce 2011 bylo u příspěvkových organizací kraje provedeno celkem 18
průběžných veřejnosprávních kontrol na místě.
Následných veřejnosprávních kontrol bylo u příspěvkových organizací zřizovaných krajem
v resortech školství, zdravotnictví, sociálních věcí, doprava a kultura v roce 2011 provedeno
celkem 49, žádná kontrola nebyla mimořádná.
U příspěvkových organizací kraje byly kontroly zaměřeny na dodržování právních předpisů,
schválených rozpočtů a pokynů zřizovatele a na ověření údajů o hospodaření s veřejnými
prostředky, tzn. na věrné zobrazení zdrojů, stavu a pohybu veřejných prostředků, a na to, zda
tyto údaje odpovídají skutečnostem rozhodným pro uskutečnění veřejných příjmů, výdajů a
nakládání s veřejnými prostředky. V roce 2011 jsme kontrolu hospodaření zaměřili současně i
na ověřování hospodárnosti výkonu veřejné správy příspěvkovými organizacemi a identifikaci
rizik v jejich hospodaření.
Provedenými veřejnosprávními kontrolami bylo zjištěno nedodržení některých obecně
závazných právních předpisů, zejména v oblasti účetnictví (nesprávné postupy účtování,
nedostatečná nebo chybná evidence a inventarizace majetku), nakládání s majetkem, vnitřního
kontrolního systému, doplňkových činností, hospodaření s fondy a vnitřních norem
příspěvkových organizací. Zjištěnými nedostatky byl zkreslen stav majetku a výsledek
hospodaření v účetních závěrkách, resp. byly zjišťovány závažné nedostatky bez vlivu na účetní
závěrku. V protokolech byla v mnoha případech konstatována finanční a provozní rizika ochrany
veřejných prostředků a nehospodárnost ve vynaložení veřejných prostředků.
Na základě zjištěných nedostatků byla vždy vyžadována opatření k jejich odstranění. Plnění
těchto opatření bylo odborem kontroly ověřováno v průběhu roku 2011 u vybraného vzorku těch
příspěvkových organizací, u kterých byly předchozími veřejnosprávními kontrolami zjištěny
nejzávažnější nedostatky.
Porušení rozpočtové kázně bylo zjištěno v loňském roce následnými veřejnoprávními kontrolami
u 3 příspěvkových organizací. Žádost jedné organizace o prominutí odvodu Rada Kraje
Vysočina zamítla.
U příjemců podpor poskytnutých z rozpočtu kraje a z Fondu Vysočiny bylo provedeno celkem 89
následných kontrol. Byly zaměřeny na ověření dodržení podmínek poskytnutí podpor po
ukončení realizace a závěrečném vyúčtování akcí. Porušení rozpočtové kázně bylo zjištěno u 3
příjemců a na základě rozhodnutí Krajského úřadu Kraje Vysočina jim byl uložen odvod za
porušení rozpočtové kázně. Jeden příjemce podal proti odvodu za porušení rozpočtové kázně
odvolání, ministerstvo financí o něm dosud nerozhodlo.
V roce 2011 byly následné veřejnosprávní kontroly zajišťovány 7 pracovníky odboru kontroly.
Vzhledem k velkému počtu zřizovaných příspěvkových organizací kraje (k 31. 12. 2011 celkem
121 organizací) je tudíž mnohdy problematické zajistit obecně požadovanou periodicitu
provádění následných kontrol hospodaření těchto příspěvkových organizací.
I přes stávající personální kapacitu se odboru kontroly v loňském roce opětovně podařilo
zkontrolovat minimálně 5%-tní vzorek akcí podpořených z rozpočtu kraje a fondu kraje podle
jednotlivých dotačních titulů upravených Pravidly Rady Kraje Vysočina nebo Zásadami
Zastupitelstva Kraje Vysočina.
b. zahraničních prostředků (příloha č. 5)
V roce 2011 nebyla Krajem Vysočina provedena žádná veřejnosprávní kontrola u
předstrukturálních fondů.
Číslo stránky
9
Ze strukturálních fondů čerpal Kraj Vysočina finanční prostředky prostřednictvím šesti
grantových schémat v programovacím období 2004 – 2006, z toho 5 grantových schémat bylo
realizováno prostřednictvím Společného regionálního operačního programu a 1 grantové
schéma prostřednictvím Operačního programu rozvoje lidských zdrojů.
V roce 2011 bylo gestorem grantových schémat provedeno celkem 42 veřejnosprávních kontrol
na místě v rámci grantových schémat napojených na čerpání prostředků ze SROP. V rámci
grantového schématu napojeného na čerpání prostředků z OP RLZ již nebyla provedena žádná
kontrola, toto grantové schéma již bylo ukončeno. Všech 42 vykázaných kontrol bylo následných
zaměřených na ověření udržitelnosti realizovaných projektů a nebylo zjištěno podezření na
nesrovnalost.
V rámci programovacího období 2007 – 2013 byly Řídícím orgánem Operačního programu
Vzdělávání pro konkurenceschopnost Kraji Vysočina v rámci prioritní osy 1 a prioritní osy 3
schváleny čtyři globální granty ve čtyřech oblastech podpory. S řídícím orgánem, Ministerstvem
školství, mládeže a tělovýchovy, uzavřel kraj Dohodu o spolupráci, na základě které
zabezpečuje realizaci tohoto operačního programu jako zprostředkující subjekt.
V roce 2011 bylo v rámci těchto grantů provedeno celkem 46 průběžných veřejnosprávních
kontrol na místě, z toho:
-
v oblasti podpory 1.1. celkem 16 kontrol
-
v oblasti podpory 1.2. celkem 9 kontrol
-
v oblasti podpory 1.3. celkem 8 kontrol
-
v oblasti podpory 3.2. celkem 13 kontrol.
Administrativními veřejnosprávními kontrolami a průběžnými veřejnosprávními kontrolami na
místě bylo v roce 2011 zjištěno celkem 62 případů porušení rozpočtové kázně.
Kraj realizuje také několik individuálních projektů v oblasti sociálních služeb. V souladu s
rozhodnutím o poskytnutí dotace provedl kraj v roce 2011 celkem 49 průběžných
veřejnosprávních kontrol v rámci projektu „Podpora vybraných sociálních služeb na území kraje
Vysočina individuální projekt“ u poskytovatelů jednotlivých sociálních služeb. Projekt je
realizován v rámci Operačního programu lidské zdroje a zaměstnanost.
3. Hlavní nedostatky, které v hodnoceném období zásadním způsobem
nepříznivě ovlivnily činnost orgánu veřejné správy včetně stručné
charakteristiky jejich příčin
Nedostatky, které by podstatně ohrozily nebo znemožnily plnění hlavních úkolů při zajišťování
schválených cílů orgánu veřejné správy a které by měly významný vliv na řádnou správu a řízení
hospodaření s veřejnými prostředky, nebyly v hodnoceném období identifikovány. Problémové
oblasti byly průběžně řešeny v souladu s rozhodnutími orgánů kraje (Rady Kraje Vysočina a
Zastupitelstva Kraje Vysočina) nebo rozhodnutím vedení krajského úřadu.
4. Informace o finančních kontrolách vykonaných podle vyhlášených
mezinárodních smluv, kterými je Česká republika vázána a o jejich výsledcích,
které poskytly mezinárodním organizacím na základě jejich vyžádání (§ 24
odst. 5 zákona)
V průběhu roku 2011 nebyla na Krajském úřadu Kraje Vysočina provedena žádná finanční
kontrola podle vyhlášených mezinárodních smluv.
Číslo stránky
10
5. Přehled a charakteristika opatření přijatých ředitelem Krajského úřadu Kraje
Vysočina
Řízení provozní a finanční činnosti úřadu a účinné fungování vnitřního kontrolního systému bylo
v průběhu roku 2011 zlepšováno např. následujícími opatřeními:
vyhodnocování plnění strategických cílů krajského úřadu za uplynulé období,
vytvoření protikorupční strategie Kraje Vysočina a proškolení všech zaměstnanců formou
semináře a e-learningového kurzu,
aktualizace interních předpisů,
akceptování a realizace doporučení z vykonaných interních auditů,
vzdělávání zaměstnanců krajského úřadu v oblasti finanční kontroly v rámci vstupního
vzdělávání,
podpora zvyšování odbornosti a profesionálního vystupování zaměstnanců,
aktualizace pověření ke kontrole a přezkušování účetních dokladů,
aktualizace databáze řízení rizik, zpracování roční zprávy o aktualizaci řízení rizik,
realizace aktivit v rámci projektu Zvýšení kvality řízení Krajského úřadu Kraje Vysočina,
tzv. Kvalita 09,
aplikace modelu CAF (Common Assessment Framework) vycházející ze sebehodnocení
kvality činnosti úřadu,
realizace semináře a následných jednání cílených na problematiku kritérií hospodárnosti,
efektivnosti a účelnosti,
podpora dalšího rozvoje analytického nástroje datový sklad, především v oblasti
sledování ekonomiky úřadu a příspěvkových organizací.
K průběžnému sledování řešených problémů slouží systém evidence úkolů v rámci porad na
jednotlivých úrovních řízení (porady grémia ředitele, porady grémia ředitele s vedoucími odborů
a samostatných oddělení, porady jednotlivých sekcí a porady odborů). Obdobná evidence se
používá pro sledování a kontrolu plnění úkolů vyplývajících z usnesení rady a zastupitelstva
kraje. Jako další nástroj k řešení různých problémů je využívána možnost jmenování pracovních
týmů ředitelem úřadu.
6. Souhrnné zhodnocení
Kraj Vysočina naplňuje principy řádné správy veřejných prostředků. Orgány kraje a ředitel
krajského úřadu dostatečně vymezili pravomoce a odpovědnosti jednotlivých vedoucích a
ostatních zaměstnanců směřující k naplnění těchto principů. Finanční kontrola je nadále
nedílnou součástí finančního řízení, kontrolní činnost probíhá v souladu s platnými právními
předpisy, útvary zabývající se finanční kontrolou mohou proto poskytovat dostatečnou míru
nezávislého ujištění o přiměřenosti a účinnosti vnitřních kontrolních mechanismů. Krajský úřad si
trvale klade za cíl udržitelný a kvalitní výkon veřejné správy v souladu s kriterii hospodárnosti,
efektivnosti a účelnosti.
Povinnost předložit každoročně zprávu o výsledcích finančních kontrol je zákonem o finanční
kontrole stanovena také obcím a příspěvkovým organizacím jako orgánům veřejné správy. Obce
na tuto zákonnou povinnost byly písemně upozorněny dopisem ředitele krajského úřadu, ve
Číslo stránky
11
kterém byly uvedeny i odkazy na manuály a návody na zpracování zpráv o výsledcích
finančních kontrol.
V kraji Vysočina bylo k 31. 12. 2011 celkem 704 obcí. Z tohoto počtu 55 obcí (tj. 8%), i přes
výše uvedené připomenutí zákonné povinnosti, zprávu o výsledcích finančních kontrol za rok
2011 nezaslalo. Z předložených zpráv o výsledcích finančních kontrol bylo pouze 49 zpráv (tj. 7
%) podáno elektronicky prostřednictvím Modulu ročních zpráv, tato skutečnost přináší vysokou
administrativní náročnost při zpracování a zadávání těchto údajů do informačního systému.
Všech 121 příspěvkových organizací zřízených Krajem Vysočina k 31. 12. 2011 podalo zprávu o
výsledcích finančních kontrol v termínu elektronicky.
Zpracovali:
Ing. Eva Janoušková
ředitelka Sekce ekonomiky a podpory – zástupce ředitele
Ing. Michal Ňachaj
vedoucí odboru kontroly
Ing. Iva Ďásková
vedoucí oddělení veřejnosprávní kontroly
Ing. Kateřina Tesařová
vedoucí oddělení interního auditu
V Jihlavě dne 24. 2. 2012
Schválil:
Mgr. Ing. Zdeněk Kadlec
ředitel Krajského úřadu Kraje Vysočina
Číslo stránky
12