Jihomoravský kraj Příloha č. 1a k vyhlášce č. 416/2004 Sb.
Komentář k výsledkům finančních kontrol a účinnosti vnitřního
kontrolního systému Jihomoravského kraje za rok 2007
I. Souhrnné zhodnocení výsledků finančních kontrol zajišťovaných Jihomoravským
krajem a přiměřenosti a účinnosti zavedeného systému finanční kontroly.
1. zhodnocení výsledků řídící kontroly podle § 26 a 27 zákona o finanční kontrole,
výsledků interního auditu podle § 28 a 29 zákona o finanční kontrole a přiměřenosti
a účinnosti vnitřního kontrolního systému ve smyslu § 25 zákona o finanční kontrole
K zajištění komplexní kontrolní činnosti Krajského úřadu Jihomoravského kraje, a to jak
v rámci samotného úřadu, tak i vůči třetím subjektům slouží vnitřní směrnice, především –
„20/INA-KrÚ - Kontrolní systém,“ jejíž druhé aktualizované vydání nabylo účinnosti dne
7.11.2007 a „46/INA-VOK - Systém zpracování účetnictví Jihomoravského kraje“, která byla
novelizována dodatkem, s účinností ode dne 25.1.2007. Uvedené směrnice upravují vnitřní
kontrolní systém organizace a slouží k zabezpečení účinného provádění kontrol třetích
subjektů, jejichž množství a rozsah je stanoven pololetním plánem kontrolní činnosti,
schvalovaným ředitelem krajského úřadu. V rámci kontrolní činnosti jsou na základě nově
vzniklých skutečností prováděny i mimořádné kontroly, které nejsou zahrnuty v plánu
kontrolní činnosti. Kontrolní činnost je následně pololetně vyhodnocována, tato vyhodnocení
podléhají též schválení ředitele krajského úřadu. Kromě výše uvedených interních norem je
vnitřní kontrolní řídící systém řízen i směrnicí „6/INA-KrÚ - Statut interního auditu
Krajského úřadu Jihomoravského kraje“. Vnitřní kontrolní systém je funkční a neustále
se vyvíjí.
a) V souladu se zákonem č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků
a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a vyhlášky č. 512/2002 Sb., o
zvláštní odborné způsobilosti úředníků územních samosprávných celků, ve znění pozdějších
změn, a s ohledem na požadavky Kodexu etiky zaměstnanců Jihomoravského kraje si
zaměstnanci průběžně zvyšují své znalosti, profesní kvalifikaci a dovednosti, aby při své
činnosti
jednali
a vystupovali na patřičné odborné úrovni. Zaměstnanci absolvují vstupní vzdělávání,
odbornou způsobilost a další vzdělávání, školení a akreditované kurzy, které se vztahují
k jejich odbornému zaměření. Řada z nich si prohlubuje vzdělání studiem další vysoké školy
a někteří si zvyšují kvalifikaci distančním studiem.
b) Interní audit Krajského úřadu Jihomoravského kraje (příloha č. 3), je z hlediska organizační
struktury krajského úřadu, útvar zcela funkčně nezávislý, organizačně oddělený od řídících
a výkonných struktur krajského úřadu a ze své činnosti odpovědný pouze řediteli Krajského
úřadu Jihomoravského kraje. Organizace a výkon tohoto útvaru jsou upraveny vlastní
směrnicí „6/INA-KrÚ – Statut interního auditu“, jejíž druhé aktualizované vydání nabylo
účinnost dne 1.11.2007. Činnost útvaru interního auditu vychází z ročního plánu činnosti, jenž
je zpracován na základě střednědobého plánu, s přihlédnutím k objektivnímu hodnocení rizik,
která vyplývají ze stanovených úkolů Krajského úřadu Jihomoravského kraje a s ohledem na
získané informace. Činnost útvaru je vyhodnocována v roční zprávě o činnosti, předkládané
řediteli krajského úřadu. Pravidelně je prováděna analýza rizik, z níž vychází Plán činnosti
útvaru interního auditu. V roce 2007 plánoval interní audit provedení 10 auditů, z nichž
k 31.12. 2007 byly vykonány všechny tyto audity. Ke každému auditu je vždy vypracována
aktuální analýza a mapa rizik. Kromě toho byly provedeny ještě 2 interní audity operativně
zařazené mimo roční plán podle § 30 odst. 6 zákona o finanční kontrole.
V roce 2007 byla na útvaru interního auditu, včetně vedoucího, schválena 4 pracovní místa,
skutečně na konci roku obsazena 3 pracovní místa. Interní auditoři si průběžně zvyšují
znalosti, dovednosti a svoji profesní kvalifikaci. Při výkonu interního auditu je uplatňován
Kodex etiky zaměstnanců Jihomoravského kraje a Etický kodex Institutu interních auditorů.
Cílem auditu je v konečném důsledku poskytovat řediteli krajského úřadu informace, které
zmírní příslušné negativní důsledky, které se vyskytují při dosahování cílů krajského úřadu.
c) Provádění řídící kontroly ve smyslu § 26 a 27 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole
ve veřejné správě a o změně některých zákonů, v platném znění, je věnována samostatná
kapitola interního normativního aktu „46/INA-VOK - Systém zpracování účetnictví
Jihomoravského kraje“. Největší pozornost je věnována předběžné řídící kontrole příjmů
a výdajů, a to ve dvou fázích – administrativní (právní) fázi a finanční fázi. Předběžná řídící
kontrola je v podmínkách Jihomoravského kraje rovněž prováděna (vzhledem k četnosti
a účelu) u převodů mezi jednotlivými bankovními účty Jihomoravského kraje. Nastavený
proces předběžné řídící kontroly je neustále konfrontován s praxí. Konkrétní osoby
vykonávající funkce příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní jsou uvedeny
na podpisových vzorech, které jsou pro daný rok zpracovávány v návaznosti na upravený
rozpočet. V oblasti příjmů jsou podpisové vzory zpracovány podle příjmových položek
ve vazbě na příslušné odvětvové odbory.
Pravidla řídící kontroly jsou důsledně dodržována při uskutečňování jednotlivých operací:
příkazci operace, správci rozpočtu a hlavní účetní jsou na sobě funkčně nezávislí. Tito
odděleně přezkoumávají a následně schvalují veškeré operace s veřejnými finančními
prostředky Jihomoravského kraje. Všechny operace, které provádí Krajský úřad
Jihomoravského kraje za použití veřejných finančních prostředků, nesmí být a nejsou
prováděny bez schválení všech etap řídící kontroly.
Jednotlivými vedoucími pracovníky příslušných odborů, kteří jsou odpovědni za přidělení
veřejných finančních prostředků, je zabezpečen systém předběžné a průběžné řídící kontroly.
Jakékoli poskytnutí veřejných finančních prostředků Jihomoravským krajem je smluvně
účelově vázáno. Je nutné, aby odvětvový odbor provedl všechny úkony nezbytné
k zabezpečení rizik před provedením operace, tedy než jsou poskytnuty prostředky a následně
musí provést takové úkony, aby nemohlo dojít k neoprávněnému použití poskytnutých
prostředků v průběhu akce, na kterou byly uvolněny.
d) Potřeba zajištění informačních funkcí v rámci systému finanční kontroly zavedeného
v orgánu veřejné správy, které souvisejí s rizikem jejich selhání při poskytování včasných
a spolehlivých informací o finančním řízení, vyplývá z § 4 zákona č. 320/2001 Sb.,
o finanční kontrole, čímž naplňuje hlavní cíle finanční kontroly. Prvkem finanční kontroly je
mj. řídící kontrola a interní audit. Informační systém je definován v příslušných interních
normách. Postup při provádění řídící kontroly je blíže upraven předpisem Rady JMK
„46/INA-VOK - Systém zpracování účetnictví Jihomoravského kraje“. Povinnost informační
funkce v rámci činnosti interního auditu je zakotvena ve směrnici „6/INA-KrÚ - Statut
interního auditu“, schválené ředitelem úřadu. Ke každému auditu je vypracována zpráva
obsahující jednotlivá zjištění a navrhovaná doporučení ke zmírnění či odstranění rizik
v činnosti úřadu. Informační funkci plní i roční zpráva o činnosti útvaru interního auditu
předkládaná řediteli.
e) Systém finanční kontroly je zaveden a zpracován do vnitřních norem a jeho aplikace je
průběžně sledována a prověřována v rámci každodenních povinností jednotlivých vedoucích
i pověřených pracovníků. Systém je aktualizován na základě podnětů vyplývajících z kontrol
a v souladu se změnami právních předpisů. Kromě provádění auditů, které jsou vykonány
postupně v průběhu roku, bylo provedeno i ověření plnění přijatých opatření již provedených
auditů. Bylo provedeno i prověření účinnosti vnitřního kontrolního systému. Interní audit
sleduje i zavedený systém finanční kontroly v rámci své konzultační činnosti nebo i v rámci
účasti v různých pracovních skupinách. Řídící a kontrolní systém v souvislosti
se zajišťováním stanovených úkolů a schválených cílů je na krajském úřadu nastaven
dostatečně, přiměřeně a je účinný.
f) Na základě dosažených výsledků směřujících ke zlepšení činností nebo snížení
či odstranění rizik byla a jsou jednotlivá doporučení (opatření) postupně realizována. V rámci
provedených auditů nebyl zjištěn žádný závažný nedostatek, který by signalizoval, že činnost
úřadu není hospodárná, efektivní a účelná.
2. zhodnocení výsledků veřejnoprávních kontrol vykonávaných podle § 7 odst. 2, 8, 9
a 11 zákona o finanční kontrole včetně zhodnocení přiměřenosti a účinnosti zavedeného
systému této kontroly:
V rámci systému finanční kontroly je pravomoc a odpovědnost vymezena v právních
a řídících aktech vydaných ředitelem Krajského úřadu nebo volenými orgány Jihomoravského
kraje.
Zavedený systém finanční kontroly veřejnosprávní přispívá k vytvoření takových
podmínek, aby veřejná správa byla vykonávána v souladu s požadavky zákona o finanční
kontrole.
a) Dle přílohy č. 4 - celkový objem veřejných příjmů plněných kontrolovanými osobami
v období prověřovaném veřejnosprávními kontrolami na místě pracovníky Krajského úřadu
Jihomoravského kraje činil 13 848 303 tis. Kč. U vybraného vzorku operací byl
v prověřovaném období u kontrolovaných osob přezkoumán na místě objem plněných
veřejných příjmů ve výši 13 807 470,- Kč, což je 0,10 % z celkového objemu veřejných
příjmů plněných kontrolovanými osobami.
Celkový objem veřejných výdajů uskutečněných kontrolovanými osobami v období
prověřovaném veřejnosprávními kontrolami na místě činil 14 047 095 tis. Kč. Objem
uskutečněných veřejných výdajů vybraného vzorku operací, které kontrolní orgán prověřil
veřejnosprávními kontrolami u kontrolovaných osob na místě činil 90 464 591,- Kč, což
v poměru k celkovému objemu veřejných výdajů činí 0,64 %. V rámci kontrol bylo zjištěno
42 případů porušení rozpočtové kázně, za které byly osobám, které se tohoto porušení
dopustily, uloženy odvody do rozpočtu kraje.
b) Jihomoravský kraj provedl v průběhu roku 2007 veřejnosprávní kontroly v rámci programu
SROP u 61 projektů (příloha č. 5b). Jihomoravský kraj na projekty v rámci tohoto programu
poskytl ze svého rozpočtu částku 34.853.117,- Kč. Celkově byl dle § 11 zkontrolován objem
prostředků ve výši 175.498.682,- Kč, což v poměru k celkovému objemu prostředků
z různých rozpočtů činí 100 %. Při kontrolách nebyly zjištěny nesrovnalosti ani nebylo
přistoupeno k pozastavení, vymáhání či vrácení finančních prostředků. V roce 2007
Jihomoravský kraj neposkytl žádné prostředky ze svého rozpočtu v rámci programu OPRLZ
ani neprovedl žádnou kontrolu dle § 11.
3. uvedení hlavních nedostatků, které v hodnoceném období zásadním způsobem
nepříznivě ovlivnily činnost orgánu veřejné správy včetně stručné charakteristiky jejich
příčin
a) Kontrolami v oblasti zadávání veřejných zakázek provedenými v průběhu roku 2007
nebyly zjištěny nedostatky.
b) Žádnou z kontrol provedených ve sledovaném roce také nebylo zjištěno, že by
v příspěvkové organizaci kraje jediná osoba schvalovala, zpracovávala, evidovala
i kontrolovala finanční operace. Na druhou stranu bylo celkem ve 44 případech konstatováno
porušení těch ustanovení zákona o finanční kontrole, která definují základní požadavky
na výkon předběžné, průběžné a následné kontroly v organizaci. Jednalo se o případy, kdy
organizace neměla dostatečně zpracovaná pravidla pro funkční systém řídící kontroly.
Zneužití těchto nedostatků v systémech řídící kontroly organizací nebylo prokázáno.
c) a d) Uvedení hlavních nedostatků, které v důsledku nedodržování právních předpisů měly
za následek neschopnost řádně doložit veřejné prostředky a zabezpečit jejich řádnou ochranu
nedostatečné nastavení pravidel pro zajištění účinné funkce vnitřního kontrolního
systému
nedostatečná účinnost přijatých opatření k zajištění nápravy zjištěných nedostatků
porušení pravidel při správě majetku a nakládání s ním
Zvýšená frekvence chyb v účetních a jiných evidencích byla zaznamenána při ověřování
záznamů o provedených operacích v oblastech provozních činností:
absence vnitropodnikových směrnic, nesprávné či neúplné vymezení pravidel v nich
obsažených, případně nerespektování těchto pravidel při činnostech, kterých se úprava týkala
-
vnitřní kontrolní systém
-
úschova účetních záznamů
-
hospodaření s majetkem
nedostatky v údajích finančních, účetních nebo jiných výkazů, hlášení a zpráv zapřičiněné
uvedením informací, které neodpovídaly skutečnosti
-
zkreslení stavů majetkových nebo výsledkových účtů
účetní záznamy nesplňovaly požadavky kladené na ně zákonem o účetnictví z hlediska
správnosti, srozumitelnosti a přehlednosti
-
provedení majetkových a finančních operací nebylo doloženo průkaznými účetními
záznamy
-
chybné použití účetních metod při zvolených postupech účtování
nedodržování základních účetních zásad
-
věrné zobrazení skutečnosti v důsledku nesprávného ocenění majetku
-
zásada vymezení okamžiku realizace účetního případu
nedostatky při hospodaření s fondy
-
nedodržování zásad pro použití prostředků fondu kulturních a sociálních potřeb
-
nerespektování pravidel pro čerpání rezervního fondu
porušení právních předpisů, které upravují smluvní vztahy
-
sjednané podmínky v uzavřených smlouvách byly nápadně nevýhodné pro
příspěvkovou organizaci
-
neplnění smluvních podmínek
nerespektování zákonných podmínek pro plnění daňových povinností
-
nepodání daňového přiznání k dani darovací, k dani z přidané hodnoty, k dani
z příjmů právnických osob
-
porušení postupů při stanovení základu daně z příjmů právnických osob
-
nesledování nebo nesplnění pravidel pro uplatnění úspory daně z příjmů právnických
osob
e) V hodnoceném období ve většině případů, které byly předmětem kontroly, se nevyskytly
takové nedostatky, které by zásadním způsobem ovlivnily výkon řídící kontroly
u kontrolovaných organizací. Přesto však existují okolnosti, kdy porušením právních norem
na úseku hospodaření v oblasti provozní a řídící činnosti byla signalizována nižší výkonnost
systémů řídící kontroly. Ve sledovaném období byl zvýšený výskyt nedostatků u provedených
následných veřejnosprávních kontrol při hospodaření s veřejnými prostředky.
4. (bod č. 3 přílohy č. 1a vyhlášky) informace o finančních kontrolách vykonaných podle
vyhlášených mezinárodních smluv, kterými je Česká republika vázána
V roce 2007 nebyly vykonány kontroly podle mezinárodních smluv a tedy žádné informace
o finančních kontrolách a jejich výsledcích nebyly mezinárodním organizacím poskytnuty.
5. (bod č. 4 přílohy č. 1a vyhlášky) přehled a charakteristika opatření přijatých
vedoucím orgánu veřejné správy
Pravidla, kterými jsou upraveny zásady vztahů JMK k řízení příspěvkových organizací
ukládají ředitelům povinnost sledovat a vyhodnocovat výsledky finanční kontroly. Při zjištění,
že pravděpodobnost výskytu nepřiměřených rizik při hospodaření s veřejnými prostředky je
větší než-li malá, je ředitel povinen zavést, jako součást vnitřního kontrolního systému, interní
audit.
Na základě auditních zjištění a doporučení byl v rámci každého auditu navržen a zpracován
akční plán s konkrétními úkoly ke zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti
a zabezpečení účinnosti vnitřního kontrolního systému se stanovením odpovědných osob
a termínů plnění. Všechna navrhovaná doporučení byla vedoucím orgánu veřejné správy
přijata.
6. (bod č. 5 přílohy č. 1a vyhlášky) souhrnné zhodnocení
Vykonané předběžné kontroly vedly k eliminaci poskytnutí dotací tam, kde akce nesplňovaly
předepsané podmínky a průběžné kontroly pomáhaly postupovat příjemcům dotací správným
způsobem.
Při průběžných kontrolách u příjemců finančních prostředků poskytnutých z rozpočtu kraje
provedených na místě za účelem prověření jejich čerpání byly zjištěny případy, kdy finanční
operace nebyly prováděny v souladu s podmínkami uzavřených smluv. Přijatá opatření byla
řešena vrácením části finančních prostředků na účet Jihomoravského kraje, aby nedocházelo
k zadržení prostředků veřejné finanční podpory z důvodů snížení celkových nákladů akce.
Ve sledovaném období byly zjištěny případy použití prostředků na jiný než sjednaný účel.
Kontrolní zjištění byla postoupena k dalšímu řízení, za účelem vydání rozhodnutí o odvodu
z důvodu neoprávněně použitých prostředků.
Zefektivněním předběžných a průběžných kontrol se minimalizuje prostor pro neprůhlednost,
popř. neoprávněnou manipulaci s poskytnutými prostředky.
Následnou veřejnosprávní kontrolu vykonává odbor kontrolní a právní Krajského úřadu
Jihomoravského kraje, který má 49 pracovníků a skládá se ze 4 oddělení – oddělení stížností,
petic a vnitřní kontroly, oddělení vnější kontroly, oddělení přezkumu obcí a oddělení
legislativního a právního. K vytvoření odpovídajících organizačních a kádrových podmínek
pro kvalitní výkon kontroly byla přijata příslušná opatření a také byla v potřebném rozsahu
realizována součinnost s ostatními složkami kontrolního systému.
Na základě vytvořené a zpracované metodiky kontrolních postupů pro výkon veřejnosprávní
kontroly a na základě plánu kontrolní činnosti provádí oddělení vnější kontroly odboru
kontrolního a právního finanční kontrolu hospodaření příspěvkových organizací
Jihomoravského kraje, následnou veřejnosprávní kontrolu příjemců veřejné finanční podpory
z rozpočtu Jihomoravského kraje, následnou veřejnosprávní kontrolu 5% vzorku celkových
způsobilých výdajů grantových projektů z poskytnutých prostředků EU. Oddělení vnější
kontroly dále nahrazuje funkci výkonu interního auditu u příspěvkových organizací
v působnosti kraje výkonem veřejnosprávní kontroly.
V hodnoceném období bylo tímto oddělením provedeno celkem 14 následných
veřejnosprávních kontrol na místě u příjemců veřejné finanční podpory. Objem
kontrolovaných veřejných prostředků z podpory poskytnuté z rozpočtu Jihomoravského kraje
činil celkem 5 060 tis. Kč. Objem zjištěných vyčíslených nedostatků činil 570 500,- Kč.
Porušení smlouvy bylo konstatováno v 5 případech.
K vyloučení nepřiměřených rizik při zajišťování stanovených úkolů při hospodaření
s veřejnými prostředky jsou aktualizována pravidla s cílem pokrýt opatření k zajištění
rychlého informování o zjištěných nesrovnalostech. K průběžnému zhodnocení systémových
postupů k přijímání nápravných opatření - důraz na zpětnou vazbu je součástí vytvářené
koncepce systému finanční kontroly v orgánu veřejné správy - Jihomoravského kraje.
V oblasti finanční kontroly zabezpečuje Krajský úřad Jihomoravského kraje také metodickou
činnost zejména vůči příspěvkovým organizacím zřizovaným Jihomoravským krajem.
Na poradách starostů obcí a poradách kontrolních pracovníků obecních úřadů provádí
metodickou činnost i vůči obcím.
V Brně dne 3.3.2008
Schválil: Ing. Jiří Crha, v.r.
ředitel KrÚ Jihomoravského kraje